TỔ CHỨC PHÒNG KẾ TOÁN HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP SME
8 bước quan trọng để có phòng kế toán hiệu quả
Chủ doanh nghiệp thường xuất phát là dân sale, marketing nên không giỏi về kế toán tài chính. Hơn nửa, kế toán-thuế là đặc thù chuyên môn nên việc hiểu rõ và cập nhật tốn nhiều nguồn lực của chủ doanh nghiệp. Vậy bí kíp nào để tổ chức một phòng kế toán hiệu quả ?
1. Đánh giá nhu cầu kế toán của doanh nghiệp
- Phân tích quy mô và loại hình kinh doanh: Xác định số lượng giao dịch, ngành nghề và yêu cầu đặc thù về kế toán.
- Định hình mục tiêu: Xác định kỳ vọng từ phòng kế toán, như tối ưu chi phí, minh bạch tài chính, và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
2. Xây dựng cơ cấu tổ chức phòng kế toán
- Xác định các vị trí cần thiết:
- Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm quản lý chung.
- Kế toán viên: Phụ trách các mảng cụ thể như kế toán thuế, kế toán tiền lương, kế toán công nợ.
- Nhân sự kiểm tra, đối soát (nếu cần).
- Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Đảm bảo mỗi vị trí có nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể, tránh chồng chéo.
3. Tuyển dụng nhân sự
- Xác định yêu cầu tuyển dụng:
- Kiến thức chuyên môn (bằng cấp, chứng chỉ kế toán, kinh nghiệm thực tiễn).
- Kỹ năng mềm (trung thực, tỉ mỉ, giao tiếp tốt).
- Lựa chọn ứng viên phù hợp: Tìm kiếm người có kinh nghiệm thực tế phù hợp với ngành nghề của công ty.
- Thử việc và đánh giá: Thiết lập giai đoạn thử việc để đảm bảo năng lực.
Tuyển dụng từ cao đến thấp
4. Thiết lập quy trình làm việc
- Xây dựng quy trình chuẩn:
- Nhận và xử lý chứng từ (hóa đơn mua bán, hợp đồng).
- Ghi nhận giao dịch (thu chi, công nợ, tài sản).
- Lập báo cáo tài chính, kê khai thuế.
- Kiểm soát nội bộ:
- Đảm bảo có quy trình kiểm tra chéo giữa các nhân viên để hạn chế sai sót.
- Thường xuyên kiểm tra tuân thủ và độ chính xác của dữ liệu.
5. Đầu tư vào công cụ và hệ thống
- Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp:
- Ví dụ: MISA, FAST, hoặc giải pháp ERP tích hợp (như SAP, Odoo).
Về giá cả, về định hướng phát triển, về thương hiệu
- Tích hợp dữ liệu:
- Kết nối phần mềm kế toán với hệ thống quản lý kho, bán hàng, nhân sự.
- Số hóa quy trình:
- Giảm thiểu xử lý thủ công để tăng hiệu quả và giảm rủi ro sai sót.
6. Theo dõi và đánh giá hiệu quả
- Định kỳ rà soát:
- Thực hiện các cuộc kiểm tra tài chính nội bộ hàng tháng, hàng quý.
- Phân tích báo cáo:
- Đánh giá chất lượng báo cáo tài chính và hiệu quả xử lý công việc của phòng kế toán.
- Cải tiến quy trình:
- Điều chỉnh quy trình làm việc dựa trên các lỗi hoặc khó khăn phát hiện.
7. Tham khảo chuyên gia
- Thuê dịch vụ tư vấn tài chính:
- Nếu doanh nghiệp mới hoặc chưa có kinh nghiệm, nên thuê chuyên gia hoặc công ty tư vấn để thiết lập hệ thống ban đầu.
- Kiểm toán độc lập:
- Định kỳ mời kiểm toán viên độc lập để đảm bảo tính minh bạch và đúng đắn của báo cáo tài chính.
8. Duy trì và phát triển phòng kế toán
- Đào tạo thường xuyên:
- Tạo cơ hội cho nhân viên nâng cao kỹ năng qua các khóa học chuyên sâu.
- Cập nhật công nghệ mới:
- Luôn sẵn sàng áp dụng các giải pháp hiện đại để tối ưu hiệu quả.
Phan Thanh Nam
CEO FAMA – CoFounder Webketoan