8 điểm mất kiểm soát trong giao tiếp với hệ thống thông tin yếu
Giao tiếp hiệu quả trong môi trường công sở là điều rất quan trọng, nếu không làm được điều đó, doanh nghiệp không thể truyền tải hết thông điệp để tạo ra được các sản phẩm sáng tạo, cung cấp các dịch vụ đặc biệt, thu hút nhân viên hoặc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Nói một cách khác, giao tiếp hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp tạo ra lợi nhuận.
Nhưng thực tế cho thấy rằng, một số tổ chức vẫn đang sử dụng những phương thức giao tiếp lỗi thời, dẫn đến sự mất kiểm soát trong giao tiếp giữa các nhân viên và giữa nhân viên với ban lãnh đạo và giữa các thành viên trong công ty với khách hàng, đối tác. Hệ quả của việc mất kiểm soát trong giao tiếp được một số nghiên cứu chỉ ra rằng:
- Các nhân viên dành đến 2 giờ mỗi ngày để buôn chuyện hoặc lo lắng về một điều gì đó trong và ngoài công sở.
- Sự nhầm lẫn trong giao tiếp tạo các tin đồn thất thiệt từ đó tạo ra cảm giác thất vọng và giảm năng suất lao động.
- Nỗi thất vọng trong nhân viên dẫn đến sự ra đi của một số thành viên chủ chốt và doanh nghiệp mất đến 150% chi phí tiền lương để tìm người thay thế
Một trong những nguyên nhân dẫn đến mất kiểm soát trong giao tiếp là hệ thống thông tin yếu.
Hệ thống thông tin được hiểu là tập hợp các công cụ và phương thức truyền đạt thông tin giúp cấu trúc và thiết kế công việc, các quyết định và hành vi hằng ngày. Hệ thống thông tin thường được thiết kế để phục vụ nhu cầu của các nhóm tổ chức dựa trên văn hóa, nhiệm vụ, mục tiêu cách thức quản lý của mỗi nhóm.
Nguyên nhân dẫn đến hệ thống thông tin yếu là do cách thức truyền đạt thông tin không phù hợp với môi trường và văn hóa công ty, vai trò, nhiệm vụ của từng bộ phận. Từ đó dẫn đến sự mất kiểm soát trong giao tiếp.
Vậy 8 điểm mất kiểm soát trong giao tiếp với hệ thống thông tin yếu là gì?
1.Không hiểu nhau/mâu thuẫn ngầm: ngại nói, ngại chia sẻ
Giao tiếp trong công sở sẽ không tránh khỏi các tình huống không hiểu nhau/mâu thuẫn ngầm, nguyên nhân đến từ khác biệt trong suy nghĩ, quan điểm hành động dẫn đến những mâu thuẫn không đáng.
Hệ thống thông tin yếu là một trong những nguyên nhân dẫn đến cách tổ chức truyền đạt, chia sẻ thông tin chưa khoa học khiến cho nhân viên ngại nói, ngại chia sẻ.
2.Thiếu đồng thuận trong quyết định: không thảo luận, không đồng thuận, không thống nhất
Mỗi tổ chức đều phân chia nhiệm vụ theo cấp bậc, cấp dưới làm các nhiệm vụ theo sự phân công của cấp trên, các nhân viên đồng cấp có vai trò hội ý thảo luận để đưa ra những ý kiến, giải pháp. Tuy nhiên, một tổ chức mỗi cá nhân là việc một cách riêng lẻ, không có hệ thống thông tin tốt dẫn đến tình trạng không thảo luận, không đồng thuận và không thống nhất lẫn nhau.
3.Quên nhiệm vụ, không đạt kết quả: hệ thống giao/nhận công việc không hiệu quả
95% nhà quản lý khi được hỏi đều nói rằng khó khăn lớn nhất trong việc kiểm soát tiến độ và quản lý nhân viên là “Sếp quên nhắc việc còn nhân viên thì quên việc” dẫn đến mất kiểm soát. Nếu hệ thống giao/nhận công việc không hiệu quả, dẫn đến nhân viên trong bộ phận quên nhiệm vụ, ảnh hưởng đến công việc chung của tổ chức.
Để khắc phục vấn đề đó rất nhiều người nghĩ rằng họ cần 1 hệ thống phần mềm đồ sộ tích hợp đầy đủ các tính năng vận hành doanh nghiệp và họ tin rằng đó là giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp xét về cả ngắn hạn và dài hạn. Tuy nhiên, để vận hành được một hệ thống công nghệ phức tạp đòi hỏi trình độ công nghệ của đội ngũ nhân sự phải đáp ứng được.
4.Thông tin mất dấu, rối loạn: hỏi chỗ này trả lời chỗ kia, nhầm lẫn thông tin báo cáo các trường hợp với nhau
Mất dấu thông tin thường xảy ra trong trường hợp chuyển giao công việc. Để tối ưu hóa nguồn lực trong doanh nghiệp, đặc biệt là với bộ phận kế toán, mỗi kế toán viên thường có một nhiệm vụ và chức năng nhất định, ví dụ như: kế toán thuế, kế toán tiền lương, kế toán thu chi,…
Mỗi nhân viên kế toán thường chịu trách nhiệm và thực thi hầu hết các công việc liên quan đến vị trí của mình. Tình trạng mất dấu thông tin xuất hiện khi một nhân viên kế toán nghỉ việc hoặc xin nghỉ ốm và chuyển giao công việc cho một nhân viên mới hoặc nhân viên khác. Dẫn đến tình trạng, bàn giao thiếu tài liệu, không nắm tiến độ công việc, nhầm lẫn thông tin gây rối loạn các công việc chung.
5.Nỗ lực nhiều, kết quả tạm: bắt đầu trao đổi lại từ đầu
Chắc chắn rằng, sẽ không ít tổ chức gặp trường hợp chồng chéo công việc, ‘’dẫm đạp’’ nhiệm vụ, bắt đầu trao đổi lại từ đầu khi có sự thay đổi nhân sự hay chuyển giao nhiệm vụ. Điều này dẫn đến các nhân viên đều rất nỗ lực trong công việc, nhưng kết quả thu lại không cao.
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến điều này như: quản lý công việc yếu kém không nắm được tiến trình và tiến độ công việc cũng như khả năng của nhân viên, hệ thống thông tin yếu sử dụng nhiều cách thức truyền đạt thiếu tính lưu trữ và nhất quán như truyền miệng (họp offline, sử dụng quá nhiều công cụ truyền đạt thông tin nhưng không định hướng rõ vai trò của từng công cụ, ví dụ email để trao đổi với các đối tác bên ngoài, phần mềm nội bộ để giao tiếp, phần mềm cá nhân để giao tiếp nhưng không có khả năng lưu trữ tin nhắn lâu dài, mọi người đều có quyền thu hồi, xóa chỉnh sửa tin nhắn dẫn đến sự gian dối trong giao tiếp).
Hệ thống thông tin yếu, không có khả năng lưu trữ, thiếu sự phân công vai trò của từng công cụ sẽ khiến tổ chức mất thời gian trong trao đổi công việc, gặp tình trạng phải trao đổi lại từ đầu khi có người mới.
6.Suy diễn theo hướng tiêu cực: thông tin không lan truyền tới nơi và chính xác
Thông tin bị suy diễn theo hướng tiêu cục, không truyền đến đúng đối tượng, thông tin bị ‘’tam sao thất bản’’. Người truyền đạt cố tình suy diễn theo hướng tiêu cực hay người nhận thông tin suy diễn lệch lạc, cố tình không hiểu. Điều này chính là nỗi ám ảnh trong giao tiếp nội bộ, làm xấu đi văn hóa doanh nghiệp và giảm tính đoàn kết, từ đó làm giảm năng suất lao động.
Nguyên nhân bắt nguồn từ thái độ và lời nói trong giao tiếp, để khắc phục tình trạng này, tổ chức nên quy định các cách thức truyền đạt thông tin, xây dựng hệ thống thông tin khoa học, phân công rõ vai trò và tính chính thống của từng công cụ, trách nhiệm và nghĩa vụ của từng cá nhân.
7.Tương tác chậm: mất thời gian chờ đợi, quá tải, chờ tìm email, chờ trả lời
Trong giao tiếp nội bộ việc thiếu công cụ trao đổi dẫn đến tương tác chậm, bộ phận này cần chờ bộ phận kia, quá tải thông tin, thất lạc email. Sẽ dẫn đến giảm hiệu suất công việc.
Ngập đầu” trong hộp thư đến đầy ắp, xử lý xét duyệt thông tin không kịp thời, hay vô tình làm phật ý đối tác khi chậm trễ hồi âm email? Đó là vấn đề của hầu hết các CEO khi họ phải nhận 300-400 email mỗi ngày. Trong số 300-400 email đó thì có khoảng 70% là email từ nhân viên, các phòng ban bàn về các công việc trong doanh nghiệp.
Quá nhiều email nhưng lại không thể có được một cái nhìn toàn diện trong việc quản lý công việc, dự án. Bên cạnh đó không những bạn cũng không thể nào kiểm soát tiến độ bằng email mà còn làm tốn thời gian của nhân viên khi viết một email tốn ít nhất 5 phút cho một email do tính chất trang trọng vốn có của nó.
Chưa kể đến rất nhiều doanh nghiệp còn dùng email như một công cụ giao tiếp dẫn đến việc công việc bị xử lý trì trệ, nhân viên và sếp đều khủng hoảng do giao tiếp bị gián đoạn.
8.Thời gian bàn giao: bắt đầu trao đổi lại từ đầu khi thay nhân sự mới
Bàn giao công việc là việc thường xuyên xảy ra trong mỗi tổ chức, khi có sự chuyển giao nhân sự. Nhưng nếu một nhân sự không chuyển giao lại tài liệu đầy đủ, dẫn đến phải bắt đầu trao đổi lại từ đầu. Bên cạnh đó, vấn đề về bảo mật, thông tin, dữ liệu dễ dàng bị đánh cắp. Điều này cực kì nhạy cảm đối với các doanh nghiệp kế toán, kiểm toán và pháp lý.
Năng suất được cải thiện 25% nếu tổ chức kết nối được nhân viên nhờ hệ thống thông tin tốt
Mỗi nhân viên là một đại sứ của doanh nghiệp, khi nhân viên đặt công ty lên hàng đầu họ sẽ tạo ra sự gắn kết giữa khách hàng và thương hiệu.
Theo một báo cáo nghiên cứu của Bambu, 80% nhân viên muốn các chủ doanh nghiệp cập nhật những tin tức mới về công ty thường xuyên cho họ, 77% cho rằng điều đó giúp ích cho họ trong công việc, 66% cho rằng điều đó giúp họ xây dựng tốt mối quan hệ với đồng nghiệp và 63% cho rằng điều đó giúp họ trở thành người ủng hộ trung thành của doanh nghiệp.
Rõ ràng rằng, một môi trường giao tiếp và truyền đạt thông tin tốt giúp chủ doanh nghiệp và các nhân viên kết nối với nhau hơn. Tạo thành một thể thống nhất đồng lòng mang lại kết quả tốt nhất cho tổ chức. Để làm được điều này, một hệ thống thông tin tốt, nhất quán, đầy đủ, minh bạch và linh hoạt là yếu tố rất cần thiết.
Loay hoay trong bài toán hệ thống thông tin giao tiếp nội bộ thật tối ưu về chức năng và chi phí là điều hầu hết các doanh nghiệp đang gặp phải.
Thấu hiểu được điều đó, Chatwork cung cấp nền tảng giao tiếp đơn giản cho doanh nghiệp tích hợp tính năng giao việc được vận hành theo phương pháp Horenso của người Nhật. Chatwork giúp tăng hiệu quả giao tiếp giữa các nhân viên trong công ty và tránh được sự mất kiểm soát trong giao tiếp.
