Bài viết cho bất kể ai có nhu cầu kiểm soát tổng thể.
Khi bắt tay vào một đơn vị mới, hoặc khi nhận nhiệm vụ vụ xây dựng giải pháp quản lý hệ thống kế toán cho một đơn vị, càng lớn bao nhiêu càng phải làm việc này, đặc biệt những đơn vị đang bị rối như canh hẹ, và bạn nào đang ở trong nồi canh hẹ thì nên ngâm bài này, biết đâu sẽ tìm ra giải pháp nào đó cho riêng mình.
Xây dựng giải pháp cho hệ thống kế toán, ko chỉ đơn giản cho kế toán, mà còn có giá trị hỗ trợ cho kinh doanh và quản lý. Đó chính là cách các bạn tạo ra giá trị ^^
Vậy trước tiên các bạn cần trả lời những câu hỏi sau:
1. Đơn vị hoạt động chính xác bao gồm những lĩnh vực nào? (bao gồm từ lớn đến nhỏ).
2. Quy trình luân chuyển chứng từ cho từng khâu diễn ra như thế nào cho từng hoạt động rất cụ thể?
3. Hệ thống quản lý hiện tại cho từng khâu của từng hoạt động đã đáp ứng tốt yêu cầu quản lý chưa? cụ thể:
+ Trước tiên phải đảm bảo tính đầy đủ trước đã: nghĩa là hệ thống đã đảm bảo kiểm soát được đủ mọi hoạt động của công ty chưa đã.
+ Đã đảm bảo tính chính xác chưa?, Với quy trình hiện tại đã kiểm soát được tính rủi ro do sai sót khách quan, tới sai sót chủ quan, và cả gian lận của tất cả các khâu trong đơn vị chưa? Hệ thống có khả năng kiểm soát sự thất thoát của tất cả các khâu cần thiết như thế nào?
+ Đảm bảo tính hiệu quả: Với hệ thống quản lý hiện tại, đã tối giản các công đoạn để tiết kiệm thời gian cho tất cả các khâu chưa? Có sự chồng chéo làm double công việc lên không? Các bộ phận có khả năng kế thừa dữ liệu lẫn nhau không? Hệ thống đã trở thành một tổng thể thống nhất hay phòng nào mạnh phòng ấy, người nào mạnh người ấy? Hệ thống kế toán phải có chức năng hỗ trợ tối đa cho hiệu quả hoạt động của tất cả các khâu khác, đặc biệt dữ liệu phục vụ phòng kinh doanh và các quyết định mang tính quản trị của CEO.
+ Đảm bảo tính kiểm soát: không cái gì là tốt hết cả, vì thế những thứ tiện lợi luôn tiềm ẩn những thứ rủi ro đằng sau nó, hệ thống tạo điều kiện thuận lợi cho tất cả nhưng phải kiểm soát được mọi rủi ro tiềm tàng sau nó.
4. Giải pháp của một người mới thật mới, chỉ được phép làm quen với thời gian cực ngắn và giải pháp đưa ra phải đúng và trúng điều mà hệ thống kinh doanh và CEO yêu cầu. Vậy giải pháp của người mới là gì?
Việc đầu tiên phải yêu môn lịch sử :))), không sợ tốn thời gian, không ngại gian khổ, không sợ dữ liệu lớn, chỉ sợ ko có tính kiên trì, và vượt qua sự khó chịu của bản thân mình khi phải bới lại một khối dữ liệu khổng lồ đã từng diễn ra trước đó.
Phải yêu môn lịch sử :))
Hoạt động của một doanh nghiệp luôn có tính lặp đi lặp lại, vậy có gì tuyệt vời hơn là lục lại dữ liệu lịch sử, càng nhiều càng tốt.
Hãy sắp xếp chúng lại theo bản chất, trong quá trình sắp xếp cần tư duy logic chúng liên hệ với nhau ntn? giải pháp của người thực hiện ra nó làm sao? Các khâu tạo ra chúng đã đáp ứng đủ các yêu cầu nêu trên chưa.
Chắc chưa cần tới khâu phân tích sâu sắc như vậy, chỉ cần ngồi dàn trải tất cả, sắp xếp lại một cách khoa học thôi cũng đã đủ đem lại một tư duy quản lý tương đối rồi. Ít nhất là phần tổng quan. Còn chi tiết mỗi khâu cũng có những kỹ thuật đánh giá nhất định.
Vậy nên việc đầu tiên là SẮP XẾP & TẬP HỢP & PHÂN LOẠI dữ liệu. Kết thúc khâu này biết đâu chưa cần chỉ dẫn gì thêm các bạn đã tự tìm ra được giải pháp cho chính mình.
Bạn nào đang bối rối trong một khối dữ liệu khổng lồ thì hãy KEEP CALM, ngồi xuống, dàn trận chúng ra theo cách nào mình muốn, và bắt tay vào SẮP XẾP & TẬP HỢP & PHÂN LOẠI đi.
Chúc các bạn hiểu sâu sắc hơn trong công việc.
Nguồn: Khong Minh – BĐH Webketoanfacebook
