Việc ghi hóa đơn cũng được “luật” hóa, nghĩa là phải ghi theo đúng quy định và có một số trường hợp sai sót có thể chấp nhận hoặc bị từ chối. Ngành Thuế đã có không ít văn bản dưới luật chỉ để giải thích và thừa nhận một số sai sót ngoại lệ.
1. Hóa đơn ghi địa chỉ thiếu tên tỉnh có được chấp nhận?
Tên tỉnh là một phần không thể thiếu trong địa chỉ. Nếu ghi thiếu, liệu hóa đơn có được chấp nhận?
Về nguyên tắc, tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, nếu viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán (khoản 7.b Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ).
Tuy nhiên, tại Công văn số 2186/TCT-CS ngày 24/5/2017, Tổng cục Thuế chấp nhận các trường hợp ngoại lệ hóa đơn có địa chỉ ghi thiếu tên tỉnh hoặc tên tỉnh viết tắt nhưng ghi đúng mã số thuế, đồng thời địa chỉ đó vẫn có thể xác định được một cách chính xác.
(Công văn số 2186/TCT-CS ngày 24/5/2017)
2. Cách làm tròn số khi xuất hóa đơn
Theo quy định tại khoản 6 Điều 4 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, khi sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn, đơn vị kế toán được làm tròn số bằng cách: chữ số sau chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn nếu bằng 5 trở lên thì được tính tăng thêm 1 đơn vị, nếu nhỏ hơn 5 thì không tính.
Theo đó, khi doanh nghiệp xuất hóa đơn, nếu chữ số sau chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn bằng 5 trở lên thì được tính tăng thêm 1 đơn vị, nếu nhỏ hơn 5 thì không tính.
(Công văn số 19462/CT-TTHT ngày 14/4/2017)
3. Ghi thiếu MST người mua phải lập hóa đơn điều chỉnh
Theo quy định tại điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC , việc miễn lập hóa đơn điều chỉnh chỉ áp dụng cho hóa đơn ghi sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng MST. Nếu ghi sai hoặc ghi thiếu MST của người mua thì bắt buộc lập biên bản kèm hóa đơn điều chỉnh.
Theo đó, trường hợp Công ty có hóa đơn tiền nước không thể hiện MST của Công ty thì Công ty và Bên cung cấp nước phải lập biên bản ghi rõ sai sót, đồng thời Bên cung cấp nước phải lập hóa đơn điều chỉnh bổ sung MST giao cho Công ty.
(Công văn số 122/CT-TTHT ngày 5/1/2017)
4. Có thể lập chung hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn ghi sai của cùng bên mua
Trường hợp Công ty cung cấp hàng hóa cho một Chi nhánh, nhưng khi lập hóa đơn đã ghi tên, địa chỉ, MST của Công ty mẹ, thay vì ghi tên, địa chỉ, MST của Chi nhánh đó thì Công ty cần lập biên bản kèm hóa đơn điều chỉnh theo quy định tại khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC .
Công ty có thể lập chung một hóa đơn điều chỉnh cho tất cả các hóa đơn ghi sai nêu trên. Tuy nhiên, phải lập kèm bảng kê ghi rõ các hóa đơn sai sót cần điều chỉnh.
(Công văn số 10811/CT-TTHT ngày 4/11/2016)
5. Được lập 01 hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn ghi sai đơn giá
Theo hướng dẫn tại Công văn 5456/TCT-CS ngày 18/12/2015, doanh nghiệp được phép lập 01 hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai sót của cùng một khách hàng.
Theo đó, trường hợp Công ty có nhiều hóa đơn mua hàng của cùng một nhà cung cấp bị sai đơn giá thì Công ty và nhà cung cấp được lập 01 biên bản và 01 hóa đơn điều chỉnh cho toàn bộ hóa đơn ghi sai đơn giá đó kèm theo bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh.
(Công văn số 9502/CT-TTHT ngày 3/10/2016)
6. Ghi sai tên khách hàng có bắt buộc lập hóa đơn điều chỉnh?
Trường hợp hóa đơn ghi sai tên khách hàng, phải đảm bảo mã số thuế ghi đúng mới được miễn lập hóa đơn điều chỉnh. Tuy nhiên, hai bên vẫn phải ký Biên bản điều chỉnh hóa đơn đính kèm.
Trường hợp khác, nếu hóa đơn ghi sai số tiền thì hai bên phải lập biên bản điều chỉnh đồng thời bên bán phát hành thêm hóa đơn điều chỉnh.
Ngoài ra, trường hợp bên bán đã kê khai thuế nhưng bên mua trả lại hàng (do hư hỏng hoặc không có nhu cầu sử dụng tiếp…) thì bên mua bắt buộc phải lập hóa đơn trả lại hàng
(Công văn số 8031/CT-TTHT ngày 19/8/2016)
7. Cách lập hóa đơn điều chỉnh ghi sai tên hàng
Trường hợp hóa đơn chỉ ghi sai tên hàng hóa – dịch vụ trong khi các nội dung khác đều ghi đúng thì xử lý theo hướng dẫn tại khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Theo đó, hai bên lập biên bản điều chỉnh lại nội dung ghi sai, đồng thời bên bán lập hóa đơn điều chỉnh, trên đó ghi rõ nội dung đã ghi sai, nội dung điều chỉnh, số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn ghi sai.
Cần lưu ý, trên hóa đơn điều chỉnh, bên bán chỉ ghi các nội dung đã ghi sai cần điều chỉnh, các nội dung đã ghi đúng (số lượng, đơn giá, thành tiền…) không được ghi lại trên hóa đơn điều chỉnh
(Công văn số 6803/CT-TTHT ngày 18/7/2016)
8. Ghi sai thuế suất phải lập hóa đơn điều chỉnh
Theo quy định tại khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC , trường hợp bên bán đã lập hóa đơn nhưng ghi sai hoặc nhầm thuế suất (ghi không chịu thuế thay vì phải chịu 10%) thì hai bên cùng lập biên bản ghi rõ sai sót, đồng thời bên bán lập hóa đơn điều chỉnh để sửa lại thuế suất, tiền thuế GTGT.
Về nguyên tắc, Công ty phải lập 01 hóa đơn điều chỉnh cho mỗi hóa đơn ghi sai.
(Công văn số 6653/CT-TTHT ngày 13/7/2016)
9. Ghi sai giá tính thuế GTGT phải lập hóa đơn điều chỉnh
Theo quy định tại khoản 3 Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC , trường hợp hóa đơn ghi sai giá tính thuế GTGT thì hai bên lập biên bản ghi rõ sai sót, sau đó bên bán lập thêm hóa đơn điều chỉnh giá tính thuế GTGT, tiền thuế GTGT và kê khai điều chỉnh hồ sơ thuế.
(Công văn số 1631/CT-TTHT ngày 25/2/2016)
10. Hóa đơn ghi sai nếu đã khai thuế phải lập thêm hóa đơn điều chỉnh
Theo quy định tại khoản 3 Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC , trường hợp Công ty phát hiện hóa đơn lập sai số liệu, nếu hóa đơn này đã kê khai thuế thì phải lập biên bản kèm hóa đơn điều chỉnh.
(Công văn số 898/CT-TTHT ngày 28/1/2016)
11. Hóa đơn đã khai thuế, chỉ có thể điều chỉnh, không được thu hồi
Trường hợp Công ty đã kê khai thuế hóa đơn bán hàng hóa nay phát hiện ghi sai giá (ghi cao hơn giá thực tế) dẫn đến sai tiền thuế GTGT thì phải xử lý theo hướng dẫn tại khoản 3 Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC
Theo đó, các bên tiến hành lập biên bản xác nhận nội dung sai sót, đồng thời bên bán lập hóa đơn điều chỉnh (giảm). Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh số mua – bán, thuế đầu ra, thuế đầu vào.
(Công văn số 12353/CT-TTHT ngày 8/12/2015)
12. Ghi sai tỷ giá phải lập hóa đơn điều chỉnh
Tại Công văn số 11877/CT-TTHT ngày 1/12/2015, Cục Thuế TP. HCM yêu cầu các trường hợp hóa đơn ghi sai tỷ giá đều phải lập biên bản ghi rõ sai sót và lập thêm hóa đơn điều chỉnh. Đây là quy định bắt buộc tại khoản 3 Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC .
(Công văn số 11877/CT-TTHT ngày 1/12/2015)
13. Miễn lập hóa điều chỉnh chỉ áp dụng đối với trường hợp ghi sai tên hoặc địa chỉ
Theo quy định tại khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC , chỉ trường hợp hóa đơn ghi sai tiêu thức về tên, địa chỉ mới được miễn lập hóa đơn điều chỉnh.
Ngược lại, nếu ghi sai các tiêu thức khác (không phải tên, địa chỉ) thì bắt buộc lập hóa đơn điều chỉnh theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC
(Công văn số 12078/CT-TTHT ngày 4/12/2015)
14. Cách xử lý hóa đơn ghi sai ngày lập
Trường hợp phát hiện hóa đơn ghi sai ngày lập, nếu hóa đơn này các bên (mua – bán) chưa kê khai thuế thì xử lý theo khoản 2 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC . Theo đó, các bên tiến hành lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai, đồng thời bên bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới giao cho bên mua.
Tuy nhiên, nếu hóa đơn lập sai đã kê khai thuế thì phải xử lý theo khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC . Theo đó, hai bên tiến hành lập biên bản ghi rõ sai sót, đồng thời bên bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho bên mua
(Công văn số 9652/CT-TTHT ngày 26/10/2015)
15. Hóa đơn ghi sai MST người bán không được khấu trừ
Theo quy định tại khoản 15 Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC , hóa đơn mua vào ghi sai mã số thuế (MST) của người bán thì không được khấu trừ.
Theo đó, trường hợp doanh nghiệp phát sinh hàng hóa, dịch vụ mua vào, nhưng trên bảng kê và hóa đơn ghi sai MST người bán thì các hóa đơn này không được khấu trừ.
Trường hợp chỉ ghi sai MST người bán trên bảng kê mua vào, còn hóa đơn vẫn ghi đúng thì được khấu trừ
(Công văn số 53896/CT-HTr ngày 17/8/2015)
16. Hóa đơn ghi sai ngày, điều chỉnh và khai bổ sung thế nào?
Trường hợp Công ty đã xuất hóa đơn giao cho bên mua, các bên đều đã kê khai thuế nhưng sau đó phát hiện ghi sai chỉ tiêu ngày trên hóa đơn thì thực hiện điều chỉnh theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 17 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP . Tiếp đó, khai bổ sung hồ sơ thuế theo hướng dẫn tại tiết c1 khoản 5 Điều 10 Thông tư số 156/2013/TT-BTC
(Công văn số 15889/CT-HTr ngày 9/4/2015)
Nguồn: Luật Việt Nam
