5 Công Nghệ Hàng Đầu Sẽ Làm Rung Chuyển Hoặc Sụp Đổ Thế Giới Của Bạn.
Tiến Bước hay Nhường Đường. Công Nghệ Đang Thay Đổi Mọi Thứ – Bao Gồm Cả Kế Toán.
Tốc độ công nghệ thực sự đang thay đổi mọi thứ, và cho dù bạn là thế hệ Boomer (gọi những người chào đời trong khoảng 1946-1964), thế hệ X (1965-1980), Millennial (1981-1996) hay là một trong “iGeneration” (thế hệ sinh ra trong thời đại kỹ thuật số), thay đổi là một phần trong nhịp sống hằng ngày. Cách chúng ta mua sắm và trả tiền cho hàng hoá và dịch vụ, giải trí và thậm chí cách chúng ta kiếm sống đã, đang và sẽ tiếp tục phát triển nhanh chóng. Không thể quên những nghề lâu đời như các đại lý du lịch, giao dich viên ngân hàng, nhân viên cửa hàng tiện lợi – nơi MÀ công nghệ gần như đã xoá bỏ nhu cầu về sự tương tác giữa người với người. Và vì vậy sẽ có một cuộc cách mạng tương tự trong thế giới tài chính và kế toán trong vòng 5 đến 10 năm tới.
Trong lĩnh vực của chúng ta, công nghệ đang thay đổi hai điều rất quan trọng:
- Tính chất công việc kế toán đang dần thay đổi
Các tiến bộ công nghệ có thể gây tổn hại cho các vai trò kế toán truyền thống, bao gồm ghi chép sổ sách định kỳ, nhập dữ liệu, và các nhiệm vụ định dạng. Những điều này đang bị loại bỏ, những công việc tẻ nhạt được thay thế bằng các hoạt động thú vị hơn. Điều này sẽ làm thay đổi sự cân bằng của chính kế toán truyền thống, giảm nhu cầu về nhân viên và tăng nhu cầu về các cán bộ quản lý cao cấp, có kỹ năng cao và những người triển khai hệ thống rành công nghệ. Những người giải quyết vấn đề sáng tạo sẽ bị thu hút bởi các vai trò mới, thay vì những việc làm nhàm chán xưa cũ và không đòi hỏi nghiệp vụ hay thử thách trí tuệ. Các team sẽ có trải nghiệm việc sụt giảm rõ rệt về số lượng nhân viên nhưng lại bị phụ thuộc hơn vào những kỹ năng kiến thức liên quan đến công nghệ để hoàn thành các nhiệm vụ cần thiết.
- Cách các nhân viên kế toán làm việc nhóm đang thay đổi
Không giống như môi trường tập trung văn phòng truyền thống của các thế hệ trước, các công nghệ đám mây mới cho phép và tạo điều kiện cho công việc từ xa đạt hiệu quả (hay thậm chí nhiều hơn) cao hơn so với khi được thực hiện ở văn phòng. Đám mây đã trở nên phổ biến do chi phí cơ sở hạ tầng phần cứng thấp hơn, việc áp dụng và sử dụng dễ hơn, với việc các ứng dụng trên máy tính bàn nay được thay thế bằng các ứng dụng đám mây trong trình duyệt web. Nhờ vậy việc các doanh nghiệp ứng dụng các chức năng mới và thanh toán theo mức sử dụng trở nên đơn giản hơn, thông qua các trình duyệt thân thiện với người dùng và giảm thiểu việc đào tạo cũng như các trở ngại khác. Tuy nhiên cũng sẽ mang đến thử thách quản lý team và yêu cầu một kiểu lãnh đạo mới. Thay vì tập trung vào việc hoàn thành hoàn thành các công việc nhàm chán, giờ đây các nhà quản lý phải hiểu và khích lệ các chuyên gia kế toán và công nghệ, đồng thời phải chấp nhận cách làm việc truyền cảm hứng thay cho cách quản lý đội ngũ kế toán theo định hướng.
Tự động hoá và công nghệ sẽ thay đổi tác động tới công việc của bạn trong 10 năm tới như thế nào?
Năm công nghệ được xem xét và thảo luận ở đây bao gồm một số công nghệ đã được sử dụng hiện nay, và một số công nghệ khác mà việc áp dụng vào thực tiễn và chấp nhận vẫn chưa được nhận thức đầy đủ. Chúng bao gồm:
1. Giao diện Lập trình Ứng dụng (API)
2. Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA)
3. Trí tuệ nhân tạo (AI)
4. Blockchain
5. Bật chế độ Làm việc Từ xa
Các chuyên gia kế toán và tài chính cấp cao nên làm quen với các xu hướng này, khi nó có và có khả năng tác động mạnh mẽ lên các quy trình kế toán và kinh doanh, cũng như đội ngũ kế toán và các kỹ năng cần thiết. Ngoài ra còn đưa ra những cách thức sáng tạo để tận dụng công nghệ này cho lợi thế cá nhân và nghề nghiệp của bạn, giúp tất cả chúng ta duy trì những nhân viên kế toán có giá trị trong thế giới kế toán đã đang và sẽ tiếp tục đổi mới.
Vì vậy, để dễ hiểu thì chúng ta sẽ lấy lần lượt 5 công nghệ kể trên hãy lấy mỗi một trong những công nghệ này và thảo luận ngắn gọn chính xác nó là gì và cùng xem xét kỹ hơn tại sao những công nghệ này là cần thiết dành cho một chuyên gia tài chính như bạn.
Giao diện Lập trình Ứng dụng (API)
API là trung gian phần mềm cho phép nhiều ứng dụng tương tác với nhau. Thực chất chúng là các quy trình, giao thức và các công cụ tạo điều kiện thuận lợi cho trao đổi thông tin giữa các hệ thống, thực hiện tính toán backend, và sau đó trả lại kết quả rõ ràng cho bên yêu cầu. Để ví dụ làm sao những tương tác này có thể thực hiện được, hãy nghĩ đến chỉ cần vài cú click trên laptop hay điện thoại di động là bạn đã có thể đặt vé máy bay hay đặt lịch ăn tối ở nhà hàng. Loại bỏ đáng kể một số các tác vụ nhập liệu mà trước đây cần có thời gian nhập thủ công.
Trong kế toán, các hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và Sổ cái chung (GL) của các công ty Sage Intacct và Oracle NetSuite bây giờ có thể kết nối và truy nhập dữ liệu từ vô số ứng dụng được nhà cung cấp phê duyệt, trên nền tảng đám mây giải quyết các nhiệm vụ cụ thể; có thể bao gồm các chức năng như tài khoản trả phí , thanh toán, bảng lương, báo cáo chi tiêu. Chính các API đã làm cho hệ sinh thái kế toán mới này có thành hiện thực và cho phép các tổ chức lựa chọn và thực hiện các ứng dụng theo ngữ cảnh phù hợp nhất cho nhu cầu của họ, và đã loại bỏ những bước không linh hoạt mà trước đây đã chi phối việc thực hiện phần mềm tài chính.
Vậy tại sao kế toán viên chuyên nghiệp nên quan tâm đến vấn đề này? Sau đây là danh sách những gì bạn có thể thực hiện:
- Bạn có thể kết nối các hệ thống chứa dữ liệu cần thiết mà không cần keying hoặc re-keying, bao gồm cả việc truy nhập vào dữ liệu nằm trong hệ thống cũ.
- Bạn có thể chọn và thay thế chức năng nhúng với nhiều khả năng áp dụng hơn.
- Bạn có thể xây dựng tất cả các hệ thống ERP mới hoặc tăng cường các hệ thống ERP hiện có, tùy theo nhu cầu chính xác.
- Bạn có thể tự động hóa các nhiệm vụ tốn thời gian, bao gồm cả các khoản thu, kiểm tra việc tạo và thanh toán tự động mà không cần nhân viên kế toán hay tốn tài nguyên.
Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA)
RPA là một dạng tự động hoá quy trình kinh doanh dùng internet bot để hoàn thành các tác vụ hay kịch bản, các hoạt động hoàn thành thường dựa vào con người để thực hiện. Giải quyết những công việc thường có thể dự đoán được và lặp lại, tất cả đều dựa trên quan sát về những hành động lặp đi lặp lại của người dùng. Được thực hiện thường xuyên nhất trong môi trường thực tế ảo sau đó thường được “nhân hoá” thành những người cụ thể tồn tại trong thế giới thực, ví dụ như Betty và Bob Bookkeeper.
Các chức năng lặp đi lặp lại mà yêu cầu kỹ năng con người và chi phí phát sinh mà từ nay chúng ta đã có cách giải quyết:
- Các việc kế toán hằng ngày có thể được tự động hóa, bao gồm biên nhận hóa đơn, trích xuất dữ liệu và thanh toán, bây giờ tất cả đều được hoàn thành bởi các robot.
- Các quy trình kế toán thông thường trở nên rẻ hơn và nhất quán hơn, với ít bước đi hơn và ít nhu cầu về các kế toán viên.
- Ứng dụng nội bộ bổ sung tự động hóa, bao gồm ứng dụng nhân sự và lưu trữ hồ sơ nhân viên, từ đó có thể tiết kiệm đáng kể một khoảng tiền.
- Khi không thể áp dụng hoặc quá tốn kém để kết nối các ứng dụng qua API, thì có thể chuyển sang RPA.
Việc áp dụng thực tế của RPA ngày nay, thực tế còn bị hạn chế trong một phạm vi nhất định. Cho đến nay, việc sử dụng rộng rãi công nghệ RPA trong các doanh nghiệp chỉ giới hạn ở 500 công ty và 4 công ty kế toán lớn nhất.
Tuy nhiên, trong tương lai, nó tạo cơ hội lớn để xoá bỏ những nhiệm vụ lặp lại của con người trong các tổ chức vừa và nhỏ, thúc đẩy khả năng trí tuệ con người để chúng ta được tập trung vào các hoạt động kế toán mang chiến lược hơn, và ít tập trung hơn nhiều vào việc nhập dữ liệu và ghi sổ. Kết quả mà chúng ta mong muốn đạt được sẽ là nhu cầu về các kỹ năng cần thiết để thực hiện các giải pháp RPA hàng đầu sẽ tăng cao, trong khi sự phụ thuộc vào công việc văn phòng sẽ giảm dần hoặc thậm chí là biến mất.
Trí tuệ nhân tạo (AI)
AI là sự thông minh do máy móc thể hiện khác với sự thông minh tự nhiên của con người và các động vật khác. Trong thế giới công nghệ, nó bao gồm các máy có thể hoàn thành các chức năng nhận thức do con người thể hiện, bao gồm việc học và giải quyết vấn đề. Những chức năng này có thể hoàn thành công việc hay các nhiệm vụ thường do con người giải quyết. Máy không có hiểu biết thực sự về hoạt động này, nhưng lại có khả năng đọc và phân tích văn bản và trích xuất hiệu quả các điểm dữ liệu để đạt được các mục tiêu đã xác định trước đó.
Al có thể mang đến những gì?
Đơn giản Al chỉ cần xem xét tính toán số giờ làm việc đang được sử dụng để hoàn thành các công việc được giao, và sắp xếp hợp lý hoá đáng kể từng quá trình:
- Hoàn thành các công việc tư vấn và dịch vụ thuế phức tạp, như xác định được khả năng trợ cấp.
- Thực hiện xem xét hợp đồng, bao gồm đọc và xác định xu hướng, mẫu và các thông tin bất thường và trích xuất các thông tin cần thiết như giá cả, thời hạn hợp đồng và các thỏa thuận thuê.
- Tăng cường các hoạt động kiểm toán với thông tin chất lượng cao hơn mà còn nhanh và tiện lợi hơn các cách truyền thống
- Loại bỏ việc sắp xếp các tài liệu nhàm chán bằng các giao dịch GL.
AI, hay còn được gọi là Học máy, đã trở nên phổ biến trong hầu hết các ngành, với kế toán và tài chính là ví dụ điển hình ngày nay, cũng như các cơ hội mới cho sự tăng trưởng phi thường trong tương lai. Nó có thể dùng để phát các khoản tiết kiệm theo đúng hạn và chi phí cho việc xem xét tài liệu và những cải tiến tiếp theo về tính nhất quán, độ chính xác và tốc độ của các kết quả xem xét.
Blockchain
Theo như Wikipedia thì Blockchain được định nghĩa như sau: một danh sách các lưu trữ liên tục phát triển và cập nhập, gọi là Block (khối), được nối kết và bảo mật bằng mật mã học (crypto). Đó là một cuốn sổ cái mở, có thể ghi chép các giao dịch giữa hai bên, bạn có thể xác minh được và nó có thể lưu trữ vĩnh viễn.” Nói đơn giản hơn thì là một phương thức chuyển giao tài sản giữa hai đối tác không qua trung gian, trong một cơ sở dữ liệu công khai mở, an toàn, nơi người dùng phải đồng ý để thực hiện thêm hoặc thay đổi bất kì điều gì. Block không phải là Bitcoin, mặc dù nó được thiết kế ban đầu để làm tài khoản giao dịch công cộng của đồng Bitcoin. Block bây giờ đã chuyển thành một phần trong danh sách các trình ứng dụng quản lý hồ sơ và xử lý giao dịch phù hợp.
Vậy Blockchain có tác dụng gì đối với kế toán & tài chính?
Blockchain có thể tự động hóa thời gian các quá trình kế toán thủ công diễn ra xuyên suốt chuỗi cung ứng, tài sản sở hữu, các giao dịch tài chính và các sổ cái tài sản. Blockchain có tiềm năng:
- Loại bỏ các phí trung gian như Paypal và bảo hiểm quyền sở hữu, và thậm chí có khả năng là các ngân hàng truyền thống trong tương lai.
- Trở thành một phần của cơ sở hạ tầng kế toán, với một số trong bốn công ty kiểm toán lớn nhất đã dùng Blockchain trong việc thanh toán khách hàng và được các nhân viên trong công ty sử dụng hằng ngày.
- Đóng vai trò trong việc theo dõi và ghi lại những thay đổi trong hàng tồn kho và quyền sở hữu tài sản trên khắp thế giới.
Và mặc dù dây chuyền chặn vẫn chủ yếu là một công nghệ tương lai nó lại đang thu được đà phát triển. Nó thực sự cần một “ứng dụng đột phá” để có được sự lôi cuốn và chấp nhận, triển khai mã hoá mới trở thành xu hướng, được thực hiện và sử dụng.
Công nghệ và môi trường công việc kế toán mới lạ
Mặc dù phần này là phần có thể tự “ngẫm nghĩ” nhất trong cả bài thảo luận này thì nó vẫn là một vấn đề phức tạp với nhiều khía cạnh; và có lẽ đây là điều khẩn cấp, gấp gáp có thể được tiến hành thành công. Các ứng dụng phần mềm dạng dịch vụ (SaaS) chỉ yêu cầu kết nối Internet và trình duyệt hiện đã có thể kết hợp với hợp tác nhóm nâng cao và các công giao tiếp cho phép làm việc từ xa. Nếu bạn giống như hầu hết các giám đốc tài chính, kiểm soát viên và các quản lý bộ phận tài khoản khác, bạn biết những điều sau đây là đúng đối với nhân viên của mình:
- Việc thuê và giữ chân những người tài năng ngày càng khó khăn hơn – theo một uỷ thác khảo sát của FloQast và được thực hiện bởi Dimensional Research, 85% các chuyên gia kế toán và tài chính báo cáo gặp khó khăn trong việc thuê người và giữ lại những hạt giống tiềm năng. Tỷ lệ thất nghiệp ngành kế toán thấp, cho nên dễ dàng hơn nhiều cho các thành viên trong team thay đổi việc làm. Theo báo cáo quý của Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ (BLS), tỉ lệ thất nghiệp của các kế toán viên và kiểm toán viên giảm xuống dưới 2% trong quý đầu năm 2018.
- Với thế hệ Boomers đang dần nghỉ hưu, nhiều vị trí không được lấp đầy, và những đòi hỏi cao làm phức tạp thêm việc tuyển dụng và nỗ lực duy trì.
- Cán bộ nhân viên không mong muốn sinh sống và đi lại trong những khu vực dân cư đắt tiền và đông đúc.
- Các nhân viên có thời gian biểu linh hoạt hơn, kể cả full-time, part-time gian làm việc đầy đủ, hoặc có thời gian làm việc linh hoạt hay không. Và chính các nhà lãnh đạo kế toán và tài chính cũng đang chú ý tới việc này – 49% các công ty đã đề nghị cung cấp công nghệ để tạo điều kiện cho làm viêc từ xa như một cách thu hút và giữ chân lại các tài năng kế toán.
Tuy nhiên, cách tiếp cận miễn-phí-cho-tất-cả và không hề giới hạn điểm dừng đối với môi trường làm việc linh hoạt có thể tạo ra nhiều vấn đề:
- Những người làm việc từ xa thường cảm thấy cô đơn và thiếu tinh thần làm việc nhóm và khó nghĩ về một mục đích sâu rộng có tầm nhìn hơn. Theo thống kê của trang web Buffer “Tình hình Công việc Từ xa năm 2018”, 21% công nhân cho biết sự cô đơn là điều khó khắn nhất của họ khi làm việc từ xa.
- Và từ cùng bài báo của Buffer, 21% khác từ người lao động ở xa cho biết “hợp tác/giao tiếp” là thách thức lớn nhất của họ. Điều này cũng dể hiểu thôi khi thiếu đi sự giao tiếp mặt đối mặt với truyền thông có thể dẫn đến kết quả kém hơn và thiếu trách nhiệm đối với từng cá nhân.
- Việc cho phép nhiều lựa chọn công việc có thể làm tăng thêm chi phí và tính phức tạp của việc hỗ trợ cơ sở hạ tầng giao tiếp, bao gồm đăng ký gói hàng tháng và hàng năm cho phần mềm giao tiếp như Zoom và Slack.
Vậy những cách thực hành tốt nhất cho bạn và môi trường làm việc của team bạn là gì?
Thực tế là nhiều doanh nghiệp và các phòng kế toán tổ chức hoạt động 100% các tổ chức làm việc từ xa. Các mô hình văn phòng tại chỗ truyền thống không còn là chuẩn mực nữa, và trên thực tế nhiều mối quan tâm lo ngại về chi phí bỏ ra để mua và duy trì không gian văn phòng thông thường rất tốn kém.
Và khi cuộc cạnh tranh của các công ty tuyển dụng lên càng cao, khả năng cung cấp các lựa chọn làm việc và sự co giãn trong lịch trình giờ làm việc không còn là điểm cộng siêu to dành cho những nhân viên giỏi nhất mà đã trở thành những điều kiện “cần” cho việc thuê và giữ chân lại toàn bộ tổ tài chính. Các doanh nghiệp và tổ chức lớn nhất đã phát hiện được rằng việc cần thiết phải làm nhất là bồi dưỡng và tuyển dụng thêm vào vào tất cả các vị trí trong công ty, thì nơi làm việc ở đâu cũng chỉ trở thành tiêu chuẩn hạng 3.
Hiếm lắm mới có một tổ chức hay công ty nào không thực hiện được các công nghệ cho phép nhân viên làm việc từ nhà hay khi đang di chuyển. Các công nghệ mới này cũng tạo điều kiện cho phòng kế toán ngày nay có thể thuê đủ số lượng nhân viên thích hợp, đồng thời cung cấp các công cụ giao tiếp và sự hợp tác cần thiết. Check để kiểm tra xem cộng tác công nghệ của bạn đã đầy đủ chưa:
- Chọn sự hợp tác đúng đắn và các ứng dụng giao tiếp, một số có thể đã được áp dụng trong tổ chức của bạn ví dụ như Slack, Microsoft Teams và Google Hangouts Chat.
- Đảm bảo rằng các phương pháp giao tiếp hai chiều có thể được điều chỉnh theo mức độ phản hồi thích hợp, bao gồm khả năng phân loại các vấn đề và phản hồi theo mức độ: nguy kịch, nghiêm trọng hoặc tiêu chuẩn. Điều này bao gồm cả các ứng dụng nhắn tin, email.
- Những lúc có thể hãy thêm vào các cuộc gọi điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp để xây dựng và khuyến khích các mối quan hệ cá nhân và độ tin cậy lẫn nhau.
Mang Theo Những Gì
Chúng tôi đã tóm tắt hết năm công nghệ quan trọng cho các giám đốc tài chính, kiểm soát viên, các nhà quản lý tài chính và kế toán phải cân nhắc Đã đến lúc phải mở lòng ra đón nhận những ý tưởng mới và cách thức mới để có hiệu quả hơn, chính xác hơn, hợp tác hơn và những thách thức trí tuệ hơn nữa:
- Thời gian để tìm hiểu, nắm bắt và bắt đầu thực hiện thay đổi bằng cách sử dụng các công nghệ kế toán tiên tiến được cho phép.
- Thời gian để trộn lẫn số cách tiếp cận cũ và và những khía cạnh mới để làm cho công việc kế toán được thực hiện nhanh hơn và hiệu quả hơn.
- Thời gian để theo dõi và học hỏi từ các công ty kế toán hàng đầu và các tổ chức đã có những bước sáng tạo để hợp lý hoá các quá trình và cơ sở hạ tầng lỗi thời.
