Có lẽ nhiều kế toán nghĩ việc sắp xếp chứng từ là hành động đơn giản nhất quả đất của kế toán, hoặc không quá quan trọng, hoặc thực sự không biết, chỉ là kẹp mấy tờ giấy vào với nhau thôi ý mà…. nhưng nếu đi sâu phân tích thì việc sắp xếp chứng từ lại mang hàm ý hết sức vi diệu :))))) , mọi người có tin không? ?
Ảnh minh họa. Nguồn ảnh: internet
Biết sắp xếp chứng từ kế toán có nghĩa là người đó hiểu được ý nghĩa của từng loại chứng từ, biết con đường của quá trình luân chuyển chứng từ và phương pháp lưu trữ chứng từ một cách khoa học.
Có thể tới 90% sinh viên mới ra trường không biết cách sắp xếp toàn bộ hệ thống chứng từ kế toán thế nào, nhiều chứng từ không hiểu bản chất và vai trò của chúng ra sao trong hệ thống kế toán, vì thế nhiều lúc chẳng biết sắp xếp vào đâu cho được, thế là nhiều bạn sẽ dư thừa rất nhiều chứng từ mà cứ nghĩ là nó là những giấy tờ vô giá trị và vắt sập xệ ở một xó xỉnh nào đó ?
Cộng tiếp là tinh thần làm việc kiểu “tiện thể” của khoảng 50% (thậm chí là nhiều hơn) kế toán chúng ta đã kiến tạo nên văn hóa ngăn kéo, văn hóa gầm bàn, văn hóa mặt case máy tính… và thậm chí là cả văn hóa thùng rác cũng có rất nhiều khả năng chứa đựng chứng từ gốc của chúng ta. Chứng từ cứ ngổn ngang khắp bốn phương, tám hướng, ở đâu cũng thấy chứng từ …
Chứng từ ngổn ngang khắp mọi nơi
Nếu phỏng vấn nhân sự kế toán, nếu để tác giả (tác giả là Khong Minh) lựa chọn, chắc sẽ không mất thời gian đặt ra tỷ loại câu hỏi từ kỹ năng, nghiệp vụ tới việc test phong cách, ý thức mà làm gì cho phức tạp, đôi khi thiếu thực tế… chỉ đơn giản là đưa cho các bạn ấy một bộ chứng từ và yêu cầu sắp xếp, kết quả sắp xếp chứng từ sẽ nói nên rất rất nhiều điều.
Bạn có thực sự hiểu hệ thống kế toán ko?
Bạn có thực sự là người khoa học không?
Bạn là người có kinh nghiệm làm việc không?
Bạn có phải là người cẩn thận và gọn gàng không?
Những câu hỏi trên đã đủ cho một kế toán chưa?
Qua quá trình làm việc tiếp xúc, tác giả nhận thấy những bạn nào có ý thức sắp xếp chứng từ ngăn nắp, đâu đấy thường là những bạn có tư duy tốt và triển vọng phát triển nghề nghiệp rất tốt. Ngược lại những bạn vứt chứng từ lung tung, có thể chắc chắn rằng 5 năm sau, thậm chí 10 năm sau thì bạn đó vẫn là bạn đó ở 5 năm, 10 năm về trước và cộng thêm một chút tuổi già.
Vậy nên các bạn còn chưa có kinh nghiệm hãy lưu ý điều này, đó là hình ảnh của kế toán và cũng là hiệu quả làm việc của mỗi người, đừng coi thường việc sắp xếp chứng từ và hãy luôn & ngay kiểm điểm lại chính mình xem có cần sắp xếp lại cái tủ tài liệu của mình không? Có cần phân lại folder không? Mất một chút thời gian nhưng đem lại một bước tiến mới cho các bạn đó ?
Sau đây, xin chia sẻ phương pháp mà tác giả hay dùng hàng ngày:
– Chứng từ phát sinh đang trong quá trình xử lý để vào một kẹp file riêng (ghi rõ: chờ xử lý). Tập này được để trước mặt bàn làm việc. Điều này giúp bạn không mất công đi tìm cái gì đang xử lý, đồng thời không thất thoát.
– Mỗi một nghiệp vụ hoàn thành, rút chứng từ đã được xử lý ra khỏi tập chứng từ đang xử lý, kẹp thành một bộ, lưu trữ vào vị trí đã được phân loại cùng chủng loại.
– Cuối ngày kiểm tra lại tập chứng từ đang xử lý để gạch đầu dòng ra những việc còn phải làm cho ngày mai. Nếu có thể gạch ra giấy một danh mục.
– Sáng hôm sau nhìn lại danh mục xem hôm nay mình phải làm những nhiệm vụ gì?
– Cứ như vậy bạn sẽ không để sót một công việc nào, chứng từ được phân loại, sắp xếp luôn và ngay thì sẽ không bao giờ có hiện tượng “Văn hóa gầm bàn, ngăn kéo..” nữa nhé.
– Chứng từ nào sau khi phân tích xong mà thực sự không cần thì gạch bỏ để làm giấy loại.
– Cố gắng sử dụng giấy một mặt một cách tiết kiệm vì môi trường, cũng là vì lợi ích của Công ty.
Làm được tất cả các điều trên, tự nhiên bạn sẽ là người chuyên nghiệp trong văn phòng và được mọi người tôn trọng & tin tưởng, chứ không phải chỉ là gắn mác dân văn phòng nhưng vẫn làm việc theo phong cách hai lúa nhé ?
Mong các bạn thành công.
Nguồn: Khong Minh – BĐH Webketoanfacebook
Xem thêm: http://www.webketoan.vn/chia-se-kinh-nghiem-sap-xep-ho-so-ke-toan.html