Khi có sự thay đổi về tên và địa chỉ của hóa đơn tự in, có thể đóng dấu tên hoặc địa chỉ mới lên hóa đơn để tiếp tục sử dụng thay vì phải hủy bỏ, đặt in lại hóa đơn. Thông tư số 39/2014/TT-BTC cho phép như trên nhưng không quy định rõ hình thức, kích thước con dấu là vuông, tròn hay bầu dục.
Việc đóng dấu trên hóa đơn tưởng đơn giản nhưng đã có không ít trường hợp cần có sự trả lời chính thức của cơ quan Thuế, doanh nghiệp mới có thể yên tâm với tờ hóa đơn có những con dấu lạ
1. Có cần đóng dấu “bán hàng chuyển khoản” trên hóa đơn?
Theo Cục thuế TP. Hà Nội, về nguyên tắc, khi lập hóa đơn, người bán phải ghi chỉ tiêu “Hình thức thanh toán” là tiền mặt (TM) hoặc chuyển khoản (CK) nên người mua không nhất thiết phải đóng dấu “bán hàng chuyển khoản” tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”.
(Công văn số 46409/CT-TTHT ngày 10/7/2017)
2. Không cần gạch bỏ tên cũ khi đóng dấu tên mới lên hóa đơn
Theo quy định tại khoản 5 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC , khi thay đổi tên Công ty, nếu muốn sử dụng tiếp các hóa đơn đã in sẵn tên cũ thì chỉ cần đóng dấu tên mới bên cạnh tên cũ, không nhất thiết phải gạch bỏ tên cũ.
Tuy nhiên, Công ty phải gửi thông báo điều chỉnh thông tin phát hành hóa đơn theo mẫu số 3.13 ban hành tại phụ lục 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
(Công văn số 3971/CT-TTHT ngày 3/5/2017)
3. Đổi tên Công ty, được đóng dấu tên mới lên hóa đơn
Nếu Công ty chỉ thay đổi tên, không thay đổi MST và cơ quan thuế quản lý thì được đóng dấu tên mới bên cạnh tên cũ trên hóa đơn còn tồn để tiếp tục sử dụng (đây là quy định tại khoản 5 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ).
(Công văn số 3904/CT-TTHT ngày 28/4/2017)
4. Đóng dấu tên mới lên hóa đơn phải điều chỉnh thông báo phát hành
Khi thay đổi tên, Công ty được phép đóng dấu tên mới vào bên cạnh tên cũ trên hóa đơn để sử dụng tiếp. Tuy nhiên, phải gửi thông báo điều chỉnh thông tin phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế.
(Công văn số 1078/CT-TTHT ngày 8/2/2017)
5. Đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn phải điều chỉnh thông báo phát hành
Tương tự như khi thay đổi tên, khi thay đổi địa chỉ, Công ty cũng được đóng dấu địa chỉ mới vào bên cạnh địa chỉ cũ trên hóa đơn để sử dụng tiếp, với điều kiện phải gửi thông báo điều chỉnh thông tin phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế.
(Công văn số 70931/CT-TTHT ngày 16/11/2016)
6. Được phép đóng dấu tài khoản mới lên hóa đơn
Khi thay đổi tài khoản ngân hàng, Công ty cũng được phép đóng dấu tài khoản mới lên hóa đơn để sử dụng tiếp và phải điều chỉnh thông báo phát hành hóa đơn tương tự như các trường hợp thay đổi tên, địa chỉ.
(Công văn số 7863/CT-TTHT ngày 15/8/2016)
7. Hóa đơn Thiết kế, Thi công công trình không được đóng dấu “bán hàng qua điện thoại”
Theo quy định tại khoản 2đ Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC , hàng hóa mua bán qua điện thoại được miễn chữ ký của người mua trên hóa đơn, chỉ cần đóng dấu “bán hàng qua điện thoại” tại tiêu thức “người mua ký, ghi rõ họ tên.
Tuy nhiên, đối với hoạt động thi công xây dựng, tư vấn thiết kế công trình cho khách hàng (bao gồm cả khách hàng ngoài tỉnh) thì không thuộc trường hợp bán hàng qua điện thoại. Vì vậy, trên hóa đơn không được đóng dấu bán hàng qua điện thoại và miễn chữ ký của người mua.
(Công văn số 7515/CT-TTHT ngày 5/8/2016)
8. Hóa đơn lập trong thời gian chuyển đổi doanh nghiệp chưa bắt buộc đóng dấu tên mới
Trong thời gian làm thủ tục thay đổi loại hình doanh nghiệp, nếu Công ty có nhu cầu sử dụng hóa đơn thì được phép sử dụng tiếp hóa đơn và con dấu cũ.
Sau khi thực hiện xong thủ tục chuyển đổi, Công ty phải đóng dấu tên mới bên cạnh tên cũ trên hóa đơn và gửi thông báo điều chỉnh thông tin phát hành hóa đơn theo đúng quy định tại khoản 2 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
(Công văn số 45536/CT-HTr ngày 7/7/2016)
9. Bảng kê đính kèm hóa đơn có bắt buộc đóng dấu?
Theo tiết b khoản 2 Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC , nếu hóa đơn có đính kèm bảng kê thì chứng từ này chỉ cần ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… ngày… tháng… năm…” và có đầy đủ chữ ký của người bán, người mua. Bảng kê này không bắt buộc đóng dấu của bên bán kể cả dấu “bán hàng qua điện thoại” theo như hóa đơn chính. Tuy nhiên, nếu bảng kê có nhiều hơn 1 trang thì các trang phải được đóng dấu giáp lai.
(Công văn số 43263/CT-HTr ngày 28/6/2016)
10. Hóa đơn do “Giám đốc bán hàng” ký có bắt buộc đóng dấu treo?
Theo Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC , việc đóng dấu treo chỉ áp dụng với trường hợp người bán hàng ký hóa đơn theo ủy quyền của thủ trưởng đơn vị, không bao gồm trường hợp cấp dưới ký thừa ủy quyền của cấp trên.
Do đó, trường hợp Giám đốc Công ty (cấp trên) ủy quyền cho Giám đốc bán hàng (cấp dưới) quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty, kể cả việc lập hóa đơn thì khi lập hóa đơn, Giám đốc bán hàng vẫn ký tên, đóng dấu tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”, không đóng dấu treo.
(Công văn số 41123/CT-HTr ngày 20/6/2016)
11. Cho thuê căn hộ, hóa đơn có được đóng dấu “Bán hàng qua fax”?
Theo Cục thuế TP.HCM, nếu giao dịch cho thuê căn hộ giữa Công ty và khách hàng được thể hiện bằng Phiếu xác nhận đặt phòng thông qua fax thì khách hàng không phải ký tên trên hóa đơn.
Tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, Công ty được đóng dấu “Bán hàng qua fax”.
(Công văn số 2629/CT-TTHT ngày 28/3/2016)
12. Được phép đóng dấu “thời hạn thanh toán” trên hóa đơn
Trường hợp Công ty khi lập hóa đơn có đóng dấu thêm thông tin điều khoản và thời hạn thanh toán (là nội dung không bắt buộc) tại tiêu thức “hình thức thanh toán”, nếu thông tin này không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn thì hóa đơn vẫn được chấp nhận để kê khai thuế.
(Công văn số 1003/CT-TTHT ngày 2/2/2016)
13. Dịch vụ tư vấn được đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại”
Theo quy định tại Khoản 2đ Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC , trường hợp Công ty cung cấp dịch vụ tư vấn tuyển dụng nhân sự cho khách hàng qua điện thoại thì tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)” được phép đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại” để thay thế chữ ký của người mua.
(Công văn số 2518/CT-TTHT ngày 23/3/2015)
14. Dịch vụ quảng cáo không được đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại”
Theo quy định tại khoản 2đ Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC , đối với các hình thức mua bán hàng hóa không trực tiếp như qua điện thoại, qua mạng, FAX, hóa đơn được phép đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại/mạng/FAX” tại tiêu thức “người mua hàng” và người mua không phải ký, ghi rõ họ tên.
Tuy nhiên, theo Cục thuế TP.HCM, dịch vụ quảng cáo (bao gồm việc phát triển ý tưởng chủ đạo cho chiến dịch, phát triển phim quảng cáo truyền hình …) không thuộc trường hợp bán hàng qua điện thoại nên hóa đơn không thể đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại”.
(Công văn số 10135/CT-TTHT ngày 24/11/2014)
Nguồn: Luật Việt Nam