Căn cứ:
– Điều 1 Phần A Thông tư 37/2010/TT-BTC
– Điều 3 Phần B Thông tư 37/2010/TT-BTC
– Quyết định 814/QĐ-BTC, đính chính Thông tư 37/2010/TT-BTC
– Công văn 1980/TCT-TNCN, ngày 08/06/2010
Theo đó:
1. Điều kiện
Doanh nghiệp được sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in để cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
– Có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật;
– Đã đăng ký thuế và có mã số thuế;
– Có trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ;
(*) Doanh nghiệp phải có trang bị hệ thống thiết bị máy tính và phần mềm đảm bảo cho việc in và lập chứng từ khấu trừ đáp ứng các điều kiện sau:
– Đảm bảo in được chứng từ khấu trừ theo mẫu quy định, sau khi in chứng từ khấu trừ phần mềm phải tự đổ dữ liệu vào bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC).
Phần mềm quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được kết nối với phần mềm kế toán của đơn vị để đảm bảo đối chiếu thông tin trả thu nhập với chứng từ, hạch toán trên sổ sách kế toán liên quan.
– Phần mềm in chứng từ khấu trừ phải được bảo vệ, chỉ có những người có trách nhiệm mới có quyền truy cập vào phần mềm để sử dụng, người có quyền truy cập vào phần mềm phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật về những thông tin đã nhập và khai thác phần mềm quản lý.
(Theo công văn 1980/TCT-TNCN )
– Trong thời gian 1 năm trở về trước không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế từ 02 trở lên.
2. Thủ tục:
– Nộp hồ sơ cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý.
Hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:
+ Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in (theo mẫu đính kèm Thông tư 37/2010/TT-BTC).
+ Mẫu chứng từ khấu trừ dự kiến tự in theo đúng hướng dẫn tại Điều 2 Thông tư 37/2010/TT-BTC.
+ Giấy chứng nhận đăng ký thuế có xác nhận sao y bản chính của tổ chức trả thu nhập
+ Giải pháp kỹ thuật in chứng từ khấu trừ từ máy tính (hướng dẫn tại “ * ”)
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ tự in hợp lệ của tổ chức trả thu nhập, cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và đối chiếu với tình hình thực hiện chính sách thuế thu nhập cá nhân của đơn vị, ra thông báo chấp thuận việc đăng ký chứng từ khấu trừ; trường hợp không đủ điều kiện thì thông báo nêu rõ lý do không chấp thuận để tổ chức trả thu nhập biết.
3. Thông báo lưu hành chứng từ khấu trừ
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo chấp thuận của cơ quan thuế, tổ chức trả thu nhập phải thông báo phát hành chứng từ khấu trừ tại trụ sở làm việc của mình. Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ phải nêu rõ về hình thức, kích thước, lô gô của mẫu chứng từ khấu trừ.
Nguồn tham khảo: Công văn 177/TCT-TNCN, ngày 16/01/2017