Giới thiệu 4 tính năng vượt trội của phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice giúp kế toán quản lý – lưu trữ – kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn và đồng bộ dữ liệu dễ dàng trên phần mềm kế toán.
Những bất cập doanh nghiệp gặp phải khi quản lý hóa đơn đầu vào thủ công
Những bất cập nhìn thấy và không nhìn thấy của doanh nghiệp khi quản lý hóa đơn đầu vào thủ công: bộ phận kế toán và bộ phận ban lãnh đạo điều hành công ty
1. Đối với bộ phận kế toán
- Lưu trữ thủ công, quản lý và theo dõi qua bảng tính excel đang “ngốn” 60% thời gian làm việc của kế toán
Sau khi nhận hóa đơn giấy từ nhà cung cấp, kế toán thực hiện hạch toán bằng cách nhập liệu thủ công vào bảng tính excel để theo dõi. Mặt khác, kế toán phải lưu trữ chứng từ gốc kẹp vào sổ hóa đơn theo từng tháng/quý/năm. Quy mô phình to và thời gian làm việc lớn, lâu dần số lượng chứng từ, hóa đơn ngày một nhiều. Việc quản lý, tra cứu hóa đơn sẽ trở nên khó khăn và mất thời gian của kế toán.
- Nhận hóa đơn điện tử đầu vào qua email nhưng vẫn phải in ra giấy để lưu trữ dẫn đến lưu trữ rời rạc, thiếu nhất quán khó tra cứu khi cần
Nhà cung cấp sử dụng hóa đơn điện tử, khi doanh nghiệp mua hàng sẽ nhận được hóa đơn đầu vào qua email. Tuy nhiên kế toán vẫn phải in hóa đơn đầu vào đó ra giấy để lưu trữ và nhập liệu thủ công vào bảng tính excel hoặc phần mềm kế toán. Dữ liệu được lưu trữ ở nhiều nơi: email, hóa đơn bản sao lưu trữ, bảng excel, phần mềm kế toán dẫn đến thiếu nhất quán, tam sao thất bản, sai sót hoặc thất lạc dữ liệu, khó khăn khi tra cứu.
- Mất thời gian kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn hoặc không có phương pháp kiểm tra dẫn đến sai sót gây tổn thất cho công ty
Khi kế toán nhận được hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp cần phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn để xác nhận hóa đơn mua hàng đúng quy định. Kế toán có thể kiểm tra bằng mắt thường theo kinh nghiệm hoặc sử dụng mã số thuế để tra cứu thông tin doanh nghiệp. Nhiều kế toán không có phương pháp kiểm tra dẫn đến sai sót, hóa đơn giả mạo,…gây tổn thất cho công ty.
- Nhập tay số liệu hóa đơn từ email vào phần mềm kế toán tốn thời gian của nhân viên
Kế toán hàng ngày nhận hóa đơn điện tử qua email sẽ thực hiện nhập tay số liệu vào phần mềm kế toán. Quy trình này có thể không trở thành vấn đề đối với các doanh nghiệp ít phát sinh nghiệp vụ trong kỳ. Tuy nhiên với các doanh nghiệp sản xuất, nghiên cứu, công nghệ,.. cần mua nhiều hàng hóa, nguyên vật liệu sẽ:
– Mất thời gian nhập liệu số liệu
– Nhập thiếu hóa đơn, nhập hóa đơn 2 lần
– Sai sót trong quá trình nhập liệu
– Khó theo dõi hóa đơn đầu vào qua email do bị trôi hoặc chồng chéo giữa các email khác
– Ảnh hưởng quỹ thời gian thực hiện công việc chuyên môn của kế toán
2. Đối với lãnh đạo điều hành công ty
Việc quản lý hóa đơn đầu vào thủ công không chỉ mang lại phiền nhiễu cho kế toán trong quá trình làm việc, tra cứu và lưu trữ hóa đơn mà còn gây ra trở ngại lớn cho bộ phận lãnh đạo trong quá trình điều hành, phân bổ ngân sách, cắt giảm chi phí,…
- Bài toán chi phí thời gian, chi phí nhân sự
Thời gian kế toán sử dụng để xử lý hóa đơn đầu vào khá lớn khi phải:
– Tạo email riêng để nhận hóa đơn đầu vào từ các nhà cung cấp hoặc nhận hóa đơn giấy qua chuyển phát
– Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn bằng mắt thường dẫn đến sai sót và phải yêu cầu nhà cung cấp chỉnh sửa gửi lại nhiều lần. Thậm chí kế toán có thể không phát hiện ra lỗi sai và hạch toán dẫn đến tổn thất cho công ty.
– Nhập tay dữ liệu từ hóa đơn vào bảng tính excel hoặc phần mềm kế toán để theo dõi
Thời gian xử lý thủ công như vậy lãng phí chi phí thời gian và chi phí nhân sự trong doanh nghiệp. Nếu sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một lao động cho tất cả công việc trong vòng một giờ để xử lý khối lượng công việc A thì doanh nghiệp phải sử dụng ba lao động trong một ngày để xử lý công việc khi quản lý thủ công
- Bài toán chi phí in ấn, lưu trữ chứng từ
Sau khi nhận hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp qua email, kế toán vẫn phải in ra giấy để lưu trữ. Chi phí in ấn, chi phí không gian lưu trữ và chi phí thời gian nhân sự quản lý chính là những khoản lãng phí lớn trong phòng hành chính khiến đòi hỏi ban lãnh đạo có biện pháp giải quyết.
- Lãng phí chi phí quản lý dữ liệu
Số lượng chứng từ sẽ tăng lên theo thời gian doanh nghiệp hoạt động. Điều đó đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải tăng chi phí để quản lý dữ liệu, chứng từ, hóa đơn,…
- Khó kiểm soát dữ liệu hóa đơn, quản lý chồng chéo thông tin từ nhiều nguồn không nhất quán
Thiếu nhất quán là tình trạng chung của tất cả doanh nghiệp quản lý hóa đơn đầu vào thủ công. Dữ liệu hóa đơn được quản lý từ nhiều nguồn: email, hóa đơn giấy, excel, phần mềm kế toán. Do đó doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn để quản lý dữ liệu chứng từ gốc khi cần để giải trình với Cơ quan Thuế hoặc sai soát khi làm báo cáo tài chính.
- Không nắm bắt chính xác tình hình tài chính – kế toán thực của công ty
Báo cáo tài chính sai lệch thực tế khiến ban quản trị công ty không nắm bắt chính xác tình trạng hoạt động tài chính, sản xuất – kinh doanh nội tại.
- Chịu tổn thất khi kế toán làm sai, làm việc với năng suất thấp
Nhập liệu thủ công, quản lý bằng sổ sách, bảng tính thủ công kế toán không thể tránh khỏi sai sót, làm thất lạc hóa đơn,…Điều đó dẫn đến tổn thất cho công ty như chi phí nộp phạt làm sai, chi phí năng suất làm việc thấp của kế toán.
Đó là những lý do doanh nghiệp cần nhanh chóng áp dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice – giải pháp số hóa được hàng ngàn doanh nghiệp tin dùng.
Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice – Chìa khóa loại bỏ lãng phí – bất cập trong doanh nghiệp
MISA là đơn vị đứng đầu tại Việt Nam cung cấp giải pháp nền tảng tài chính, kế toán và quản trị doanh nghiệp. Từ những trăn trở của kế toán và ban lãnh đạo nêu trên MISA đã cho ra đời phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice với 4 tính năng vượt trội dưới đây:
Phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice giúp kế toán loại bỏ triệt để những vấn đề bất cập trên:
1. Phần mềm cung cấp hòm mail tiếp nhận hóa đơn điện tử tập trung – hóa đơn đầu vào được lưu trữ nhất quán
Phân loại chi tiết hóa đơn theo nhà cung cấp đồng thời cho phép tra cứu dễ dàng theo NCC, thời gian phát hành, … khi cần.
2. Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử đầu vào
Phần mềm tự động rà soát tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn như sau:
- Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn dựa trên thông tin từ hệ thống của cơ quan thuế:
– Tình trạng hoạt động của người bán.
– Người bán có thuộc đối tượng rủi ro về thuế hay không.
– Hóa đơn đã được thông báo phát hành hay chưa…
- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: thông tin người bán, người mua (mã số thuế, địa chỉ, tên người mua, tên người bán…)
Lưu ý: Trường hợp hóa đơn không hợp lệ, hợp pháp chương trình sẽ cảnh báo chi tiết thông tin chưa hợp lệ, hợp pháp.
Có thể tìm kiếm nhanh hóa đơn cần xem kết quả kiểm tra bằng cách nhập Số hóa đơn, Tên người bán, Mã số thuế người bán… hoặc thiết lập điều kiện tìm kiếm.
3. Phần mềm tự động cập nhật số liệu lên phần mềm kế toán
- Nếu đơn vị sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET, chương trình tự đồng bộ hóa đơn từ InvoiceBots vào phần mềm.
- Nếu đơn vị sử dụng phần mềm Amis kế toán, chương trình tự đồng bộ hóa đơn từ InvoiceBots vào phần mềm.
- Nếu đơn vị đang sử dụng phần mềm kế toán khác thì Xuất khẩu danh sách hóa đơn trên phần mềm InvoiceBots sau đó nhập khẩu vào phần mềm kế toán đang sử dụng.
– Tích chọn danh sách hóa đơn cần xuất khẩu.
– Nhấn Thực hiện hàng loạt.
– Chọn Xuất khẩu.
>> Tìm hiểu ngay phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice tại đây:
