Hợp đồng là một trong vô số cách thức mà luật pháp thấm nhuần vào cuộc sống của chúng ta. Ngày nay, các hợp đồng điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến, chủ yếu là từ sự quan tâm của các doanh nghiệp đang cố gắng thích ứng với thời đại kỹ thuật số của thế giới. Nhưng chính xác thì hợp đồng điện tử là gì? Chúng mang lại những gì cho doanh nghiệp. Chắc hẳn, bài viết ngắn gọn dưới đây sẽ giúp bạn mở rộng kiến thức của mình về hợp đồng điện tử.
Định nghĩa
Theo quy định tại Điều 33, Điều 34 Luật giao dịch điện tử 2005 thì “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Gía trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”
Nói một cách dễ hiểu, hợp đồng điện tử là một tài liệu pháp lý được tạo và ký trực tuyến. Về cơ bản, nó là một phiên bản điện tử của một hợp đồng giấy truyền thống. Cũng như hợp đồng giấy, hợp đồng điện tử là một thỏa thuận được ký bới hai bên, có hiệu lực và ràng buộc pháp lý. Chúng thường được sử dụng liên quan đến việc trao đổi, mua bán hàng hóa, dịch vụ hay giữa chủ đầu tư và nhà thầu, …
Làm thế nào để tạo được một hợp đồng điện tử?
Có rất nhiều cách để doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể tạo được một hợp đồng điện tử. Nhưng thông thường, các doanh nghiệp hay sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng chuyên dụng để tạo hợp đồng điện tử.
Vậy, phần mềm quản lý hợp đồng là gì? Có thể hiểu nôm na rằng nó là một hệ thống cho phép doanh nghiệp tạo và quản lý tất cả các hợp đồng và dữ liệu liên quan đến hợp đồng của họ ở một nơi. Bất kể họ chọn loại hình dịch vụ nào, nhà cung cấp hay khách hàng nào, tất cả đều sử dụng một phương pháp chung để tạo một hợp đồng điện tử trên phần mềm.
Vì sao nên sử dụng hợp đồng điện tử ?
Thông thường, hợp đồng điện tử tồn tại khi hai bên đối tác không gặp mặt trực tiếp thường xuyên hoặc cách xa về mặt địa lý. Rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp chọn sử dụng các phần mềm kỹ thuật số để tạo hợp đồng điện tử vì nó phát sinh khoản chi phí khá thấp.
Trước đây, nhiều doanh nghiệp khi muốn soạn một hợp đồng thì thường có bộ phận pháp lý hoặc thuê luật sư để kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp của hợp đồng cũng như đưa ra những điều khoản tốt nhất, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây là một quá trình khá tốn kém. Ngày nay, với sự xuất hiện của hợp đồng điện tử, các mẫu được duyệt trước sẵn có trên hệ thống với đầy đủ các điều khoản, điều lệ, đảm bảo mang lại hiểu quả pháp lý cao hơn. Phần mềm quản lý hợp đồng sẽ xử lý việc tạo hợp đồng và điều đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí lớn khi liên tục phải thuê luật sư ngoài mỗi khi có một hợp đồng phát sinh.
Ngoài ra, hợp đồng điện tử khi được soạn xong, hai bên đồng ý với nội dung trong hợp đồng, có thể ký điện tử và chỉ mất vài phút để bên còn lại nhận được hợp đồng và tiến hành thực hiện việc cung cấp dịch vụ hay bắt đầu dự án mà không cần phải chờ đợi bản giấy qua đường bưu điện hoặc sử dụng máy fax để gửi hợp đồng.
Một số doanh nghiệp hiện tại đang theo xu hướng “thân thiện với môi trường”, vậy nên họ luôn chọn cách tốt nhất để có thể giảm lượng khí thải carbon và giảm lượng giấy sử dụng cho doanh nghiệp. Một hợp đồng giấy cơ bản thường dài đến vài trang, với những dự án lớn, một hợp đồng có thể lên đến hàng chục, hàng trăm trang. Một số doanh nghiệp ký kết với đối tác nước ngoài, không chỉ có hợp đồng tiếng Anh, họ còn cần hợp đồng tiếng việt theo luật Việt Nam, số lượng giấy sử dụng để tạo hợp đồng còn nhiều hơn nữa. Đó là lý do hợp đồng điện tử là một lựa chọn hữu ích cho doanh nghiệp để bảo vệ môi trường. Hơn nữa, một số doanh nghiệp nhận thấy rằng việc tổ chức, sắp xếp và quản lý nhiều hợp đồng sẽ dễ dàng hơn khi chúng tồn tại ở dạng điện tử thay vì trên giấy.
Một lý do lớn khác khiến một số doanh nghiệp chọn hợp đồng điện tử là vì chúng cung cấp khả năng bảo mật cao. Nếu hợp đồng được lưu trữ trong tủ hồ sơ, gần như bất kỳ ai cũng có thể truy cập thông tin chi tiết. Khi được lưu trữ trực tuyến, chỉ những người có quyền truy cập vào e-mail hoặc phần mềm quản lý hợp đồng mới có thể xem được. Điều này rất quan trọng khi doanh nghiệp muốn bảo mật thông tin khách hàng hay đối tác mà họ hợp tác.
Nói tóm lại, không thể phủ nhận tầm quan trọng của hợp đồng điện tử đối với các doanh nghiệp ngày nay. Hy vọng qua bài viết trên, bạn sẽ có đủ thông tin để có thể chọn một phương pháp đúng đắn khi tạo hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp mình.
CTV Đoàn Minh Anh