Kaizen là thuật ngữ kinh tế của người Nhật có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục” được xem như một triết lý áp dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau và cả trong đời sống cá nhân.
KAIZEN: TRIẾT LÝ KINH DOANH HÀNG ĐẦU CỦA NGƯỜI NHẬT
Ở Nhật Bản, Kaizen được xem là kim chỉ nam cho sự phát triển với những thay đổi nhỏ và liên tục tạo ra những hiệu quả đáng kể và vững chắc.
Không cần tiêu tốn những khoản chi phí cải tiến khổng lồ chỉ để xây dựng một mô hình đổi mới vĩ mô tạo hiệu ứng tích cực trong một giai đoạn nhất định, với Kaizen người Nhật thực hiện phương châm “năng nhặt chặt bị” để vừa cải tiến vừa tiết kiệm đồng thời tạo động lực thúc đẩy cho từng cá nhân trong một tập thể.
Góp nhặt sức mạnh cá nhân tạo nên sức mạnh tập thể, từng cá nhân không ngừng cố gắng hết mình trong công việc cùng tinh thần cầu tiến, học hỏi lẫn nhau; với phương pháp Kaizen, người Nhật đã xây dựng nên một nền văn hóa doanh nghiệp đặc trưng – là lợi thế cạnh tranh riêng biệt đồng thời trở thành thương hiệu của hàng loạt các công ty Nhật Bản trên thế giới.
KAIZEN: THAY ĐỔI NHƯ THẾ NÀO VÀ ĐƯỢC THỰC HIỆN RA SAO
Thực hiện Kaizen không chỉ được hiểu đơn giản là tự mỗi cá nhân nhìn nhận vấn đề và tự thực hiện các cải tiến mà cần có các chu trình và phương pháp riêng để những thay đổi “nhỏ” thực sự tạo ra được hiệu quả “to”.
Tương tự HORENSO, chu trình PDCA được xem là xương sống của phương pháp Kaizen. Mọi sự thay đổi cần được lên kế hoạch (P-Plan) để xác định rõ các vệ tinh xung quanh sự thay đổi bao gồm lý do thực hiện thay đổi, cách thức thay đổi và thay đổi để hướng tới mục đích gì. Tuần tự sau đó là các bước thực hiện (D-Do) kế hoạch đã đề ra, kiểm tra (C-Check) quá trình thực hiện và kết quả, điều chỉnh (A-Adjust) dựa trên kết quả đã kiểm tra và phân tích.
6 BƯỚC ĐỂ THỰC HIỆN PHƯƠNG PHÁP KAIZEN
Bước 1: Xác định cơ hội: xem xét và nhận diện tất cả các điểm không phù hợp, lãng phí (thời gian + chi phí) để cải thiện.
Bước 2: Quan sát tình hình hiện tại: Quan sát, phân tích về mọi khía cạnh của hiện tại đang có và những vấn đề cá nhân/tập thể/tổ chức đang gặp phải.
Bước 3: Khảo sát ý kiến từ người tham gia: Trong các lĩnh vực chuyên môn và kể cả không chuyên môn, tất cả đều có thể đưa ra ý kiến. Trong đó với phương pháp Brainstorming (tập kích não) sẽ giúp thực hiện bước 3 đạt hiệu quả cao nhất.
Bước 4: Đề xuất phương pháp mới và cách để kiểm tra: Sau bước 3 đã chọn lựa được ý kiến đóng góp thì tiến hành đưa ra các hướng giải quyết và phương pháp để kiểm tra mức độ hiệu quả.
Bước 5: Sau khi được phê duyệt, tiến hành thực hiện phương pháp và theo dõi kết quả: Tạo ra một bầu không khí tích cực và thái độ lạc quan đối với việc thực hiện kaizen để tất cả cùng tham gia và cùng theo dõi kết quả.
Bước 6: Đánh giá phương pháp mới và tránh quay lại thói quen cũ: Đánh giá kết quả của các mục hành động được thực hiện để xác định mức độ cải thiện thực tế.
BÍ QUYẾT ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP KAIZEN ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP
Nhận dạng vấn đề
Yếu tố quan trọng khi áp dụng phương pháp Kaizen trong doanh nghiệp là nhận dạng vấn đề. Để làm được điều đó, tổ chức cần lấy ý kiến của các nhân viên, liệt kê tất cả các vấn đề doanh nghiệp cần cải tiến.
Phương pháp Kaizen áp dụng cho tất cả các bộ phận: Kế toán, tài chính, nhân sự, bán hàng. Người quản lý doanh nghiệp nên liệt kê tất cả các vấn đề và sau đó xử lý chúng. Luôn nhớ rằng, Kaizen là một quy trình liên tục, cần không ngừng xem xét vấn đề để có thể liên tục cải thiện.
Thiết lập hệ thống trao đổi thông tin và quy tắc theo cách quản lý đặc trưng
Đề nhận được nhiều ý kiến đóng góp của nhân viên và nắm bắt được các vấn đề kịp thời, đòi hỏi doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống trao đổi thông tin và quy tắc theo cách quản lý đặc trưng của từng doanh nghiệp.
Lúc này hệ thống trao đổi thông tin đóng vai trò như công cụ tổ chức lấy ý kiến, truyền đạt, lưu giữ thông tin chung góp phần tạo nên một môi trường làm việc rõ ràng, minh bạch giữa nhân viên với nhân viên, giữa nhân viên với cấp trên. Việc trao đổi thông tin từ đó trở nên thuận tiện hơn.
Triển khai đồng bộ và kỷ luật
Không thể áp dụng hiệu quả phương pháp Kaizen – một phương pháp đòi hỏi tinh thần làm việc tập thể cao vào một môi trường quá cá nhân, lỏng lẻo, thiếu sự gắn kết. Để tổ chức thực hiện thành công phương pháp Kaizen cần triển khai đồng bộ, kỷ luật.
Sự đồng bộ và kỷ luật thể hiện ở việc cấp trên và cấp dưới hiểu rõ lợi ích của phương pháp Kaizen, từ đó thống nhất đồng lòng cùng nhau thực hiện đúng phương pháp và đem lại kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp.
Đằng sau việc nắm rõ phương pháp, có được sự đồng lòng thực hiện của các nhân việc trong tổ chức. Doanh nghiệp cũng cần sự hỗ trợ của các công cụ làm việc giúp cải tiến hệ thống trao đổi thông tin.
Hiểu được điều đó Chatwork đưa ra giải pháp chat dành cho doanh nghiệp và áp dụng thành công cho hơn 273,000 Doanh nghiệp Nhật Bản và các nước khác. Với nền tảng tích hợp công cụ giao tiếp chuyên dụng, cơ cấu nhóm chat điều chỉnh phù hợp với cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp tích hợp với tính năng giao việc giúp các doanh nghiệp tạo ra một môi trường giao tiếp hiệu quả, các nhà quản lý có thể nắm bắt kịp thời các vấn đề pháp sinh, hiểu các ý kiến đóng góp của nhân viên, linh hoạt điều chỉnh và cải tiến công việc kịp thời để đạt được hiệu quả công việc cao nhất.
Chatwork – nền tảng chat chuyên dụng dành riêng cho doanh nghiệp giúp các nhà quản lý và CEO giải quyết được các vấn đề trên dựa trên giải pháp cấu trúc nhóm chat một cách có hệ thống và linh hoạt theo mô hình doanh nghiệp. Đồng thời áp dụng phương pháp HORENSO – phương pháp giao tiếp mà bất cứ người Nhật nào cũng được đào tạo khi đi làm để tối ưu hoá việc giao tiếp và ứng dụng công nghệ vào giao tiếp.
