Excel là công cụ hỗ trợ quan trọng trong rất nhiều công việc và đặc biệt quan trọng đối với Kế toán.
Vì thế, nếu biết ứng dụng tốt excel sẽ giúp kế toán xử lý công việc nhanh và hiệu quả hơn rất nhiều.
Có những hàm đơn giản nhưng nếu biết ứng dụng logic thì sẽ tăng tốc tư duy lên muôn phần.
Ở đây, sẽ liệt kê một vài hàm dễ sử dụng và ví dụ một vài trường hợp cụ thể để giúp kế toán làm việc bằng tư duy, không phải bằng mắt thường.
1. Phép trừ 
+ Ứng dụng vào kiểm tra số liệu tổng hợp giữa các bảng với nhau: đơn giản thế này thôi nhưng không nhiều bạn ứng dụng vào thực tế đâu. Hãy trừ các số được tổng hợp với nhau giữa các bảng để luôn biết bảng mình tổng hợp đã cho ra kết quả chính xác hay chưa khi kết quả về số 0. Nhìn số 0 thì dễ hơn phải đọc từng con số tổng phải không?
+ Ứng dụng vào việc kiểm tra giữa hai danh sách ngày, số hóa đơn, hoặc số tiền lệch nhau ở đâu. Chỉ cần sắp xếp hai danh mục theo cùng một tiêu chí, rồi hãy trừ đi cho nhau. Sử dụng chức năng filter để lọc những kết quả lệch để nhanh chóng tìm ra điểm khác nhau.
+ Ứng dụng trong việc tìm ra số ngày giữa hai ngày tháng khác nhau. Mọi người thường nghĩ ngày không thể trừ đi cho nhau. Nhưng thực tế thì hoàn toàn có thể. Bạn cứ trừ hai ngày tháng đi với nhau, kết quả sẽ cho ra đúng số ngày giữa hai ngày đó.
2. Round: Làm tròn – giúp BCTC, sổ tổng hợp và chi tiết không bao giờ lệch nhau một vài đồng:
+ Ứng dụng trong kê khai thuế: nếu bạn nào áp dụng kê khai thuế trên excel để giữ một file theo dõi, sau đó tổng hợp lên kê khai. Việc sử dụng hàm round ở công thức thuế khi nhân 10%, 5%… sẽ đảm bảo số thuế ở kê khai luôn đúng với số trên phần mềm hoặc trên sổ NKC, sẽ không bao giờ có hiện tượng lệch một vài đồng.
+ Ứng dụng trong tất cả các công thức nhân chia để đảm bảo giữa số tổng hợp và chi tiết luôn luôn không lệch nhau số thập phân, làm cho BCTC lúc nào cũng chỉnh chu, khỏi phải lo lệch 1đ.
3. SUBTOTAL – Kết quả cộng sẽ thay đổi theo mỗi lần filter
Ứng dụng vào tất cả các bảng tính và các sổ để mỗi lần filter số tổng cộng sẽ lập tức thay đổi theo tiêu chí filter.
Ví dụ: để tổng kết VAT đầu vào từng tháng trên NKC, lọc TK133, lọc tháng kê khai, sử dụng lệnh copy (Ctrl+C) sau đó paste value sang sheet kiểm tra, sau đó bạn để nguyên trạng thái lệnh copy đang làm việc, chỉ cần thay đổi tháng lập tức số tiền thay đổi, và cứ thế bạn chỉ việc paste value cho 12 tháng làm việc là đã có ngay bảng tổng hợp VAT đã hạch toán làm căn cứ check với kê khai.
4. SUMIF – Cộng có điều kiện
+ Ứng dụng cho việc tổng hợp bảng cân đối tài khoản
+ Ứng dụng tổng hợp công nợ theo từng đối tượng
+ Ứng dụng để tổng hợp hàng tồn kho, và bất kể cái gì cần tổng hợp …
+ Ứng dụng cho việc kiểm tra lệch giữa hạch toán tổng hợp và chi tiết. Ví dụ: khi bạn hạch toán lệch giữa hàng hóa trên NKC và chi tiết nhập vào file chi tiết 156. Khi đó bạn có thể sumif theo số hóa đơn từ sổ chi tiết theo hạch toán NKC, sau đó trừ kết quả đi cho nhau. Lọc toàn bộ kết quả của các hóa đơn lệch là tìm ra lý do.
+ Ứng dụng cho việc tổng hợp quyết toán thuế TNCN: khi bạn có 12 tháng lương, cần tổng hợp lên quyết toán TNCN, không ai nhặt tay cả, mà hãy sumif tất cả theo tên nhân sự để có ngay một bảng tổng hợp quyết toán TNCN. Việc làm thế nào tổng kết nhanh 12 tháng thì kỹ năng chuyển đổi công thức tổng hợp từ tháng này qua tháng khác làm thì dễ, nhưng mô tả cũng hơi khó đây, tham khảo ở mục REPLACE
+ Ứng dụng trong công thức lập phiếu thu, phiếu chi mà lấy dữ liệu trực tiếp từ NKC
+ Ứng dụng trong in hóa đơn từ bảng xuất hóa đơn, kiêm luôn chức năng bảng kê bán ra để in ra mặt hóa đơn xuất cho khách hàng
+ Và bất kể thứ gì cần tổng hợp số liệu từ bảng chi tiết sang một bảng tổng hợp …
5. REPLACE (Ctrl+H) – Thay thế
+ Ứng dụng vào việc đổi năm.
Ví dụ: Những ngày của tháng năm mới, khi vẫn phải hạch toán năm cũ, bạn chỉ cần phải gõ ngày/tháng và enter, ngày sẽ hiện năm mới. Nhưng sổ thì hạch toán năm cũ. Khi đó làm xong sổ thì chỉ cần replace toàn bộ năm mới thành năm cũ. Sẽ tiết kiệm tương đối thời gian gõ sổ của bạn đó.
+ Ứng dụng để chuẩn hóa mã khách hàng, mã hàng …. :
Ví dụ bạn quy định từ thương mại sẽ được viết là TM cho mọi đơn vị khách hàng khi bạn có cả nghìn đơn vị cần phải sửa. Khi đó chỉ cần làm lệnh replace (Ctrl+H), thay thế từ thương mại thành TM … , tương tự thay thế tất cả các từ như sản xuất – SX, dịch vụ – DV….. tiêu chuẩn hóa toàn bộ các ký hiệu đồng nhất cho tất cả. Khi chuẩn hóa xong thì sắp xếp lại danh mục vừa xây dựng, có thể bạn sẽ phát hiện ra được nhiều mã trùng nhau do không tuẩn thủ quy tắc xây dựng mã đối tượng ban đầu đó.
+ Ứng dụng để chuyển đổi công thức tổng hợp nhanh các tháng trong năm. Bạn chỉ cần chọn một vùng công thức liên quan tới tháng làm việc, sau đó replace ký tự từ tháng này qua tháng khác với điều kiện tên các tháng của sheet làm việc phải đồng nhất, lập tức công thức sẽ được tổng hợp số liệu của tháng sau mà không mất công làm 12 lần công thức. – cái này có vẻ không nhiều người rõ lắm.
5. LEFT & RIGHT:
+ Ứng dụng trong việc lấy mã khi cần thiết.
Ví dụ một đơn vị kinh doanh otô, có số khung số máy, khi cần lấy 5 số khung cuối cùng để làm tiêu thức theo dõi trên sổ từ chuỗi ký tự rất dài của mã số khung, khi ấy chỉ cần làm lệnh right với 5 ký tự cuối được lấy mà không mất công copy từng dòng một.
+ Ứng dụng trong việc học tiếng anh, khi bạn có một danh mục từ điển trên excel, bạn có thể tìm ra các từ có tiền tố, hậu tố giống nhau để nhanh chóng có được danh mục từ cùng bản chất theo mong muốn.
6. TRIM (text): Xóa tất cả dấu cách ko cần thiết (phía trước, phía sau văn bản)
Ứng dụng trong trường hợp tiêu chuẩn hóa bộ mã đối tượng, có thể là từ phần mềm, từ việc dữ liệu cũ của những bạn quen gõ có dấu cách cuối cùng làm cho mã đối tượng của các bạn lung tung chỉ vì một dấu cách. Khi đó hàm Trim khá là hiệu quả để đưa mã về tiêu chuẩn không một dấu cách vớ vẩn.
7. VALUE (text) : Chuyển một chuỗi thành một số
Khi một cột số mà bị định dạng ở dạng text, các bạn chỉ cần dùng cột bên cạnh làm công thức : cột số đó cộng thêm số 0, lập tức số được chuyển về trạng thái tiêu chuẩn general thay vì áp dụng lệnh Value này.
8. INDEX: Tìm một giá trị trong một bảng (hoặc một mảng)
Hàm này ứng dụng cực tốt cho một đơn vị về vận tải. Vì đặc thù của bên vận tại báo giá phải bao gồm hai vấn đề, loại mặt hàng & cung đường. Do vậy thường bảng giá thường hay ở ở dạng mảng. Ai làm vận tải sẽ hiểu.
9. VLOOKUP – Tìm kiếm theo hàng
+ Ứng dụng trong việc lập phiếu thu,phiếu chi lấy thông tin từ NKC
+ Ứng dụng lập lệnh chi tiền lấy thông tin khách hàng từ danh sách khách hàng
+ Ứng dụng trong việc đối chiếu giữa hai bảng dữ liệu thừa, hoặc thiếu, hoặc lệch nhau số tiền. Nên tìm kiếm hai chiều giữa hai bảng dữ liệu để có thể tìm ra chính xác bảng nào thừa, bảng nào thiếu. Trường hợp tìm kiếm lệch số tiền lẫn nhau thì có thể tìm một bảng này theo bảng kia rồi trừ chúng đi cho nhau, filter để tìm ra tất cả những dòng bị lệch tiền.
+ Vlookup là hàm cơ bản để ứng dụng trong nhiều trường hợp khác nữa … kể không hết…
9. IF – Hàm điều kiện
+ Ứng dụng trong công thức tính thuế TNCN vì biểu thuế lũy tiến từng phần chia ra rất nhiều trường hợp nên cần phải IF.
+ Ứng dụng trong việc tìm ra mã mặt hàng, mã đối tượng bị trùng trong một danh sách dài, dù là cả nghìn mã chỉ 1 phút tìm ra tất cả bằng cách sắp xếp danh sách, rồi ở cột bên cạnh làm công thức như sau: Nếu dòng trên = dòng dưới thì trả kết quả là 1 (1 đại diện cho bị trùng), còn nếu ko thì trả kết quả là 0 (0 đại diện cho ko bị trùng). Sau đó filter, lọc ra toàn bộ những dòng có kết quả là 1 là tất cả mã bị trùng.
10. & – và (liên kết dữ liệu)
+ Ứng dụng trong công thức ngày tháng trong phiếu thu, phiếu chi, PN, PX…
+ Ứng dụng trong các công thức mà điều kiện của nó ko chỉ là một cột, mà do nhiều cột tạo nên một điều kiện tìm kiếm, tính toán. Ví dụ: tổng hợp công nợ theo điều kiện là số tài khoản và tên đối tượng. Hai điều kiện kết hợp lại mới tạo thành một tiêu chí để tổng hợp.
10. Year(), month (), day() – Hàm liên quan tới ngày tháng
+ Ứng dụng trong công thức ngày tháng của Phiếu thu, phiếu chi, PN, PX .. mà lấy dữ liệu từ sổ.
+ Ứng dụng trong cột ngày tháng của một sổ khi muốn chỉ hiện thị ngày, hoặc chỉ hiển thị tháng, hoặc chỉ năm. Thường ứng dụng với tháng hơn vì khi muốn lọc dữ liệu của một tháng trong bộ dữ liệu cả một năm mà không cần phải làm động tác nào khác. Hàm month này tương ứng với việc định dạng lại cột ngày tháng hiển thị dưới dạng chỉ nhìn thấy tháng cũng cho kết quả tương tự.
11. Count, countif, counta: đêm, đếm có điều kiện…
+ Ứng dụng trong file chấm công
+ Ứng dụng trong file tổng hợp quyết toán thuế TNCN xem người ta làm ở công ty bao nhiêu tháng?
Nguồn: Khong Minh – BĐH Webketoanfacebook.
